Unire un fascicolo in un solo PDF, nell'ordine giusto

Il bug dell'ordine è nell'ordinamento, non in te

Quasi tutte le unioni che tornano indietro respinte tornano per la stessa ragione, e non è disattenzione. I nomi dei file sono testo, e il testo si ordina carattere per carattere: «1» viene prima di «2», quindi «10-busta-paga» viene prima di «2-busta-paga», perché il confronto si ferma al primo carattere e non arriva mai al resto. Una cartella con undici documenti chiamati da 1 a 11 si presenta come 1, 10, 11, 2, 3, 4… e uno strumento di unione che rispetta l'ordine ricevuto produrrà fedelmente un documento esattamente in quella sequenza.

Alcuni gestori di file mascherano questo con un ordinamento naturale, che legge le sequenze di cifre come numeri e mette 2 prima di 10. È utile a schermo e infido in pratica, perché quella cortesia non è portabile: la stessa cartella ordinata in un modo nel tuo gestore arriva ordinata nell'altro in una finestra di caricamento web, in una riga di comando o sulla macchina di un collega. I prefissi a due cifre sono immuni alla differenza — 02 sta prima di 10 con entrambe le regole — e non costano nulla. Oltre i cento file, usa tre cifre, per lo stesso motivo.

La dimensione di pagina è memorizzata per pagina, e questo sorprende

Un PDF non ha una dimensione; ce l'ha ciascuna delle sue pagine. L'unione perciò non ridimensiona mai nulla — copia le pagine con le dimensioni intatte, che è esattamente il comportamento che vuoi quando le pagine sono prove ed esattamente quello che produce un risultato brutto quando non lo sono. Un fascicolo con un contratto A4, un passaporto fotografato in 4:3, un estratto conto esportato in Letter americano e un foglio in orizzontale sono quattro carte diverse rilegate insieme, e stamperà come quattro carte diverse.

Se convenga correggerlo dipende dal lettore. Un sistema che ingerisce il file e lo mostra a schermo non se ne cura, e normalizzare non costa nulla ma nemmeno rende. A una persona che stampa il fascicolo per leggerlo importa, e importa anche a chi deve archiviare la copia stampata. Quando normalizzi, scala invece di ritagliare: ritagliare un documento d'identità scansionato per farlo stare in A4 può tagliare l'angolo di un timbro, e un documento con un angolo mancante viene rispedito.

L'unione distrugge una firma elettronica, sempre

Questo costa tempo vero, perché il fallimento è silenzioso. Una firma elettronica è un'affermazione crittografica su una sequenza di byte precisa: questo file esatto, immutato da quando l'ho firmato. L'unione produce un file nuovo con una sequenza nuova, quindi l'affermazione non corrisponde più a nulla, e la firma non viene riportata — è invalidata o rimossa. Il fascicolo unito si apre perfettamente e sembra giusto. Semplicemente non è più firmato, e la prima persona che controlla lo dirà.

Ci sono due risposte praticabili e una che non lo è. Le praticabili: mandare i documenti firmati come allegati separati accanto al fascicolo unito, che è ciò che la maggior parte delle procedure si aspetta comunque; oppure unire tutto ciò che non è firmato e apporre una firma al fascicolo finito, il che è più forte perché copre allora l'intera presentazione. Quella che non funziona è unire e sperare — una firma non può essere riattaccata a un documento che non descrive. Se non sai se un file è firmato, aprilo e cerca un pannello di firma prima di pianificare l'unione, non dopo.

I file cifrati fermano l'unione prima che cominci

Le banche e i sistemi di paghe mandano abitualmente gli estratti come PDF protetti da password, spesso ricavata da una data di nascita o da un numero cliente. Uno strumento di unione non può leggere la struttura di pagine di un file cifrato, quindi non può estrarne pagine, e rifiuterà invece di produrre un risultato rotto. Togli la protezione con la password che già hai, unisci, e poi decidi se il fascicolo finito debba essere protetto di nuovo — per un documento che sta per essere caricato su un portale via connessione cifrata, di solito no.

Le fotografie di documenti vanno prima convertite

Metà di qualsiasi fascicolo moderno arriva in fotografie da telefono: una carta d'identità, una bolletta, un appunto a mano. Quelle sono immagini, non pagine, e uno strumento di unione che si aspetta PDF non sa collocarle. Convertile prima in PDF e diventano pagine ordinarie che si uniscono in sequenza con tutto il resto. Fare la conversione deliberatamente è anche il momento di sistemare ciò che fa respingere i documenti — una foto scattata di sbieco, un'ombra sul testo, una risoluzione molto più alta di quanto serva a chiunque.

Il controllo di due secondi che intercetta l'errore costoso

Somma il numero di pagine delle parti prima di unire e confronta col totale dopo. Se coincidono, nulla è stato scartato in silenzio; se no, un file non si è caricato e lo strumento te l'ha detto in un messaggio che hai superato scorrendo. Poi apri il risultato e controlla la prima pagina di ogni sezione. I due controlli insieme richiedono meno tempo della lettura di questo paragrafo, e intercettano i due fallimenti che davvero ti costano una settimana: un documento mancante, e un fascicolo nell'ordine sbagliato che il destinatario legge come disattenzione.

Domande frequenti

Le pagine sono uscite nell'ordine sbagliato. Posso correggere senza ricominciare?

Sì — riordinare le pagine nel file unito è un'operazione separata e funziona bene, e per una manciata di pagine fuori posto è più rapido che rifare l'unione. Ma se tutto il fascicolo è scombinato, rinominare le sorgenti con prefissi a due cifre e riunire è più veloce e meno soggetto a errori che trascinare trenta pagine a mano, e ti lascia una cartella che si unirà bene la prossima volta che dovrai aggiungere un documento.

C'è un limite al numero di file che posso unire in una volta?

Non uno fisso — il vincolo è la memoria del tuo dispositivo, perché l'intero risultato viene assemblato lì prima di essere salvato. Su un portatile, un fascicolo di qualche decina di documenti ordinari non fa notizia. Dove puoi inciampare è con centinaia di pagine di scansioni ad alta risoluzione su un telefono, il che può far reclamare la scheda al browser. Se succede, unisci in due metà e poi unisci le metà: il picco di memoria scende circa alla metà.

Devo unire tutto o mandare file separati?

Fai ciò che ha chiesto chi lo richiede, perché l'istruzione di solito riflette come il loro sistema lo ingerisce. Quando non l'hanno detto, un fascicolo unito nell'ordine annunciato è la scelta più sicura per un revisore umano, e file separati e nominati lo sono di più dove un sistema abbina ogni documento a una voce di lista. Due eccezioni prevalgono su entrambe: i documenti firmati vanno a parte perché la firma sopravviva, e tutto ciò che porterebbe il fascicolo oltre un limite di allegato è meglio diviso che degradato.

Uno dei miei file non è comparso nel risultato. Perché in silenzio?

È raramente davvero silenzioso — il messaggio di solito è apparso ed è scorso via, oppure il file è stato scartato al caricamento prima che tu premessi il pulsante. Le cause abituali sono un file che non è davvero un PDF nonostante l'estensione, un download corrotto mai completato, o un file cifrato. È esattamente ciò che il controllo del numero di pagine intercetta: se le parti fanno 47 pagine e il risultato ne ha 39, manca un documento e lo sai prima del destinatario.

L'unione riduce la qualità?

No. Un'unione copia gli oggetti pagina da un documento all'altro senza decodificare né ricodificare nulla, quindi il testo resta testo e un'immagine dentro una pagina arriva come la stessa immagine. Il risultato è la somma delle parti, in peso come in pagine, a meno di un piccolo risparmio strutturale dovuto alle risorse condivise. Se poi ti serve più piccolo, comprimi il file unito come passaggio separato invece di cercare un'impostazione di unione che non esiste.