Fluktuation: was sie kostet und wie man sie zählt

Die Quote ist ein Streit über den Nenner

Die Formel, die alle zitieren, lautet Abgänge geteilt durch den durchschnittlichen Bestand der Periode, mal 100. Der Zähler wirkt selbstverständlich, der Nenner wie eine Formalie. Es ist umgekehrt. Nimm das Jahr eines Unternehmens: 200 Beschäftigte am 1. Januar, 240 am 31. Dezember, 33 Abgänge. Der Durchschnittsbestand ist (200 + 240) ÷ 2 = 220, die Quote also 33 ÷ 220 = 15,0 %. Rechne sie nun auf die drei anderen Arten, auf die sie tatsächlich gerechnet wird. Auf den Schlussbestand: 33 ÷ 240 = 13,75 %. Auf den Anfangsbestand: 33 ÷ 200 = 16,5 %. Und von diesen 33 Abgängen waren 8 befristete Verträge, die schlicht ihr vereinbartes Ende erreichten; ohne sie liegt die Quote auf den Durchschnittsbestand bei 25 ÷ 220 = 11,36 %.

Vier vertretbare Methoden, ein Datensatz, Antworten von 11,36 % bis 16,5 % — eine Spanne von 5,1 Punkten, und der höchste Wert ist das 1,45-Fache des niedrigsten. Nichts davon ist gelogen. Unbrauchbar wird es, wenn man seine 11,36 % mit den 16,5 % eines anderen vergleicht, ohne zu wissen, welche Konvention beide benutzt haben. Die Regel, die das behebt, lautet nicht „nimm meine Methode“, sondern: schreib die Konvention neben die Zahl und wechsle sie nie mitten in einer Reihe.

Noch eine Nennerfalle, für wachsende Unternehmen. Die Abkürzung (Anfang + Ende) ÷ 2 unterstellt einen gleichmäßigen Aufbau. Landete der ganze Zuwachs von 40 Personen im Dezember, beträgt der wahre Durchschnitt — das Mittel aus dreizehn Monatswerten — 203,08, und die Quote 16,25 % statt 15,0 %. In einem Unternehmen, das schubweise einstellt, gehört der Durchschnittsbestand aus den monatlichen Lohnlisten gerechnet, nicht aus zwei Stichtagen.

Freiwillig, unfreiwillig, bedauert oder nicht

Eine einzige Mischquote verdeckt die einzige Unterscheidung, auf die es ankommt. Zerlege dieselben 33 Abgänge: 11 Kündigungen, die das Unternehmen bedauert; 9 Kündigungen, über die es erleichtert ist; 5 Entlassungen; 8 auslaufende Befristungen. Auf den Durchschnittsbestand sind das Quoten von 5,0 %, 4,09 %, 2,27 % und 3,64 %. Die Quote der bedauerten Eigenkündigungen — 5,0 % — misst, ob gute Leute bleiben wollen. Sie ist ein Drittel der gemischten 15,0 % und die einzige der vier, an der sich ein Bindungsprogramm messen lässt.

Hier macht auch das nationale Recht den grenzüberschreitenden Vergleich wirklich schwer, und es ist besser, das zu sagen, als die Regeln eines Landes als allgemeingültig auszugeben. Was als Abgang zählt, ob ein auslaufender befristeter Vertrag überhaupt ein Abgang ist, wie lange eine Kündigungsfrist läuft, was eine Entlassung erfordert und was sie kostet: All das unterscheidet sich deutlich zwischen Märkten, und die Statistikämter, die Fluktuationsreihen veröffentlichen, klassifizieren nicht alle gleich. Der Mechanismus ist überall derselbe — jemand arbeitet nicht mehr für dich und die Stelle muss neu besetzt werden — die rechtliche Verpackung aber nicht. Eine aus einem anderen Land importierte Quote braucht deshalb ihre Definition mitimportiert.

Einen Abgang rechnen, Komponente für Komponente

Du wirst Fluktuation als Gehaltsvielfaches beziffert sehen — halb, einfach, doppelt. Behandle jede solche Zahl mit Misstrauen, solange du sie nicht auf eine namentlich benannte, veröffentlichte Studie mit ausgewiesener Methode zurückführen kannst, denn das Vielfache hängt vollständig von Rolle, Markt und dem ab, was die Autorin einbezogen hat. Bau sie stattdessen selbst. Nimm eine Stelle zu 60 000 € mit 30 % Arbeitgeberabgaben — ein Satz, den du durch deinen eigenen ersetzen musst, denn er gehört zu dem, was sich zwischen Ländern am stärksten unterscheidet. Das ergibt Vollkosten von 78 000 € im Jahr oder 6 500 € im Monat, die Einheit, in der jede folgende Komponente gemessen wird.

Vakanz ist die Leistung, die nicht erbracht wird, solange die Stelle leer ist. Nimm zwei Monate an und nimm an, das Team deckt die Hälfte der Arbeit über Überstunden oder einen Dienstleister ab: 2 × 6 500 € × 50 % = 6 500 €. Rekrutierung ist Vermittlungshonorar plus interne Zeit: 20 % des Gehalts sind 12 000 €, und vierzig Stunden von Führungskraft und Interviewenden zu 50 € Vollkosten sind 2 000 €, zusammen 14 000 €. Einarbeitung, Ausstattung, IT-Zugänge und Einführungsschulung: 3 000 € als benannte Pauschale. Eine Kollegin, die drei Monate lang ein Zehntel ihrer Zeit ins Anleiten steckt: 0,10 × 3 × 6 500 € = 1 950 €.

Die Anlaufkurve ist der beherrschende Posten und der, den niemand bucht. Eine neue Person wird ab dem ersten Tag voll bezahlt und ist monatelang nicht voll produktiv. Nimm sechs Monate bis zur vollen Wirksamkeit an und eine durchschnittliche Produktivitätslücke von 50 % über diesen Zeitraum — die Form zählt weniger als die Fläche darunter — und die Minderleistung beträgt 6 × 6 500 € × 50 % = 19 500 €. Addiere die fünf Komponenten, und ein Abgang kostet 44 950 €: 74,9 % des Gehalts, 57,6 % der Vollkosten, davon allein 43,4 % Anlaufkurve. Jede dieser Zahlen bewegt sich mit deinen Annahmen, und genau darum gehören sie aufgeschrieben. Ändere nur die Anlaufkurve — 3, 6, 9 oder 12 Monate — und die Summe wandert auf 35 200 €, 44 950 €, 54 700 € oder 64 450 €, also 58,7 %, 74,9 %, 91,2 % oder 107,4 % des Gehalts.

Was das ganze Jahr kostet — und was das Gegensteuern kostet

Skaliere die Stückkosten. Dreiunddreißig Abgänge zu 44 950 € sind 1 483 350 € im Jahr, gegen eine Lohnsumme von 220 × 60 000 € = 13 200 000 € — 11,24 % des Personalaufwands, wovon nichts auf irgendeiner Zeile der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint. Nimm nur die elf bedauerten Eigenkündigungen, und es sind 494 450 €. Diese zweite Zahl ist das redliche Budget für ein Bindungsprogramm: Kostet eine Änderung bei Vergütung, Führung oder Arbeitsbedingungen weniger als 494 450 € im Jahr und verhindert auch nur die Hälfte dieser elf Abgänge, trägt sie sich selbst. Die Mischzahl von 1 483 350 € wäre kein fairer Zielwert, denn die acht Befristungsenden und die meisten der fünf Entlassungen waren keine zu verhindernden Fehlschläge.

Warum die Quote eines kleinen Teams Rauschen ist

Eine Person, die ein Fünferteam verlässt, ist eine Quote von 20 %. Zwei sind 40 %. Dazwischen gibt es nichts, denn die Quote kann nur die Werte 0, 20, 40, 60, 80 und 100 annehmen — die Arithmetik hat unterhalb von zwanzig Punkten keine Auflösung. Modelliere es ordentlich: Hat jede dieser fünf Personen unabhängig eine Wahrscheinlichkeit von 15 %, im Jahr zu gehen, ist die Zahl der Abgänge binomialverteilt. Die Wahrscheinlichkeiten: 44,37 %, dass niemand geht, 39,15 % für eine Person, 13,82 % für zwei, 2,44 % für drei, 0,22 % für vier und 0,01 % für alle fünf.

Lies diese Zahlen als Führungsproblem. Ein Team mit vollkommen gewöhnlichen 15 % zugrunde liegender Quote meldet in 44,37 % der Fälle 0 % Fluktuation und in 16,48 % der Fälle 40 % oder schlechter. Zusammen meldet es in 60,85 % der Jahre entweder „perfekt“ oder „Krise“ — und die Führungskraft hat in beiden Fällen nichts anders gemacht. Die Standardabweichung der beobachteten Quote sagt dasselbe in einer Zahl: 15,97 Punkte bei fünf Personen, 11,29 bei zehn, 7,98 bei zwanzig, 5,05 bei fünfzig und 2,52 bei zweihundert. Bei n = 5 tritt eine beobachtete Quote von 30 % oder mehr rein zufällig in 16,48 % der Fälle auf; bei n = 50 in 0,53 %.

Die praktische Folge ist eine Berichtsregel. Veröffentliche keine Fluktuationsquote für eine Einheit, die so klein ist, dass ein Abgang sie um mehr als wenige Punkte verschiebt, und führe kein Leistungsgespräch darauf. Fasse kleine Teams zu einer Funktion zusammen oder verlängere das Fenster auf drei Jahre, sodass der Nenner Personenjahre statt Personen sind. Musst du doch ein einzelnes kleines Team ansehen, sieh dir die Zahl der Abgänge und die genannten Gründe an — die tragen Information — und nicht einen Prozentsatz, der überwiegend ein Rechenartefakt ist.

Häufige Fragen

Zählen ausgelaufene befristete Verträge als Fluktuation?

Es hängt davon ab, was du misst, und die redliche Antwort ist, beides zu berichten. Fragst du, wie viel Ersatzarbeit die Organisation erzeugt, zählen sie — die Stelle muss trotzdem neu besetzt werden. Fragst du, ob Menschen bleiben wollen, zählen sie nicht, denn niemand hat sich zum Gehen entschieden. In unserem Datensatz beträgt der Unterschied 15,0 % mit gegen 11,36 % ohne sie. Auch die nationale Praxis variiert: Länder unterscheiden sich darin, wie frei Befristungen genutzt werden dürfen und ob ihre Statistikämter ein Auslaufen als Abgang führen — nenne also deine Behandlung ausdrücklich.

Kostet Fluktuation wirklich ungefähr ein Jahresgehalt?

Manchmal, und nur zufällig. Unsere Rechnung ergab 74,9 % des Gehalts für eine Stelle mit zwei Monaten Vakanz und sechs Monaten Anlaufkurve. Verlängere die Anlaufkurve auf zwölf Monate, und dieselbe Rechnung ergibt 107,4 %. Verkürze sie auf drei, und es sind 58,7 %. Die Antwort ist keine Konstante; sie ist eine Funktion von Besetzungsdauer, Zeit bis zur vollen Produktivität und den Kosten deines Rekrutierungskanals. Jedes einzelne Vielfache, das ohne diese Größen zitiert wird, beschreibt die Stelle einer anderen Person in einem anderen Markt — rechne deine eigene und benenne jede Annahme.

Warum ist die Anlaufkurve der größte Posten, wenn die neue Person doch arbeitet?

Weil sie voll bezahlt wird, während sie weniger als die volle Leistung erbringt, und die Lücke Monate statt Wochen läuft. Sechs Monate mit durchschnittlich 50 % Minderleistung auf 6 500 € monatliche Vollkosten sind 19 500 € — 43,4 % unserer Summe und mehr als das Vermittlungshonorar. Es erscheint in keinem Budget, weil es keine Rechnung gibt: Die Lohnbuchhaltung zahlt genau so viel wie an eine voll produktive Person. Diese Unsichtbarkeit erklärt das systematische Weglassen — und das Weglassen lässt Fluktuation billiger aussehen, als sie ist.

Was ist eine gute Fluktuationsquote?

Es gibt keine allgemeingültige Zahl, und wer eine nennt, ohne eine veröffentlichte Quelle, eine Branche und eine Zählkonvention zu benennen, rät. Fluktuation schwankt enorm nach Branche, Senioritätsgrad, Vertragsart und Land, und selbst amtliche Reihen beruhen auf verschiedenen Definitionen. Der nützliche Vergleich ist der mit dir selbst: gleiche Konvention, gleiche Grundgesamtheit, Quartal für Quartal, getrennt nach bedauert und nicht. Eine steigende Quote bedauerter Eigenkündigungen ist ein Signal, gleich auf welchem Niveau; eine Mischquote gegen einen nicht nachvollziehbaren Vergleichswert nicht.

Über welchen Zeitraum sollte die Quote gemessen werden?

Lang genug, dass der Nenner statistisches Gewicht hat — für die meisten Organisationen also rollierende zwölf Monate statt eines Quartals. Eine Quartalsquote auf kleiner Grundgesamtheit springt heftig, aus Gründen, die mit Führung nichts zu tun haben: Bei fünf Personen liegt die Standardabweichung der Jahresquote schon bei 15,97 Punkten, und ein Quartalsfenster verschlimmert das. Rollierende zwölf Monate, monatlich gerechnet, ergeben eine glatte Reihe, die dennoch dreht, wenn sich real etwas ändert.