Wie die Kilometerpauschale funktioniert: Sätze, Regeln und Nachweise

Der Satz erledigt die Hauptarbeit

Die Kilometerpauschale gibt es, damit man nicht jeden Liter Kraftstoff und jeden Ölwechsel erfassen muss. Ein einziger Satz pro Kilometer soll Kraftstoff, Reifen, Wartung, Versicherung und Wertverlust über ein durchschnittliches Fahrzeug ausmitteln. Du multiplizierst deine dienstliche Strecke mit diesem Satz — fertig.

Da der Satz alles bündelt, kannst du in der Regel nicht zusätzlich Tankbelege geltend machen — das wäre doppelt gezählt. Der Vorteil ist Einfachheit: eine Zahl, eine Multiplikation. Liegen deine echten Kosten weit über dem Satz (durstiges Fahrzeug, teurer Stadtkraftstoff), erlauben manche Systeme die Methode der tatsächlichen Kosten, doch dann musst du jeden Beleg aufbewahren.

Warum sich IRS, HMRC und URSSAF unterscheiden

Der US-IRS legt einen einheitlichen Satz fest — 67 Cent pro Meile im Jahr 2024 — unabhängig vom Fahrzeug. Der britische HMRC nutzt zwei Stufen: 45 Pence pro Meile für die ersten 10 000 dienstlichen Meilen im Steuerjahr, danach 25 Pence, was Vielfahrer zum Dienstwagen drängt. Beide rechnen pro Meile, der Entfernungseinheit dieser Länder.

Das Kilometer-Barème der französischen URSSAF hingegen staffelt den Satz in Euro pro Kilometer nach Motorleistung (chevaux fiscaux) und nach jährlichen Entfernungsstufen: ein größeres Auto und kürzere Strecken bringen mehr pro Kilometer. Deutschland wendet pauschal 0,30 € pro Kilometer für einen Pkw an. Diese Sätze gelten pro Kilometer, der Einheit dieser Länder. Die Lehre: übertrage nie einen Satz über Grenzen hinweg, nutze immer die aktuelle Tabelle der lokalen Behörde.

Führe ein Fahrtenbuch, das das Finanzamt akzeptiert

Egal welcher Satz — die Erstattung ist nur haltbar, wenn du die Strecke belegen kannst. Ein korrektes Fahrtenbuch erfasst Datum, Start- und Zielort, den dienstlichen Zweck und die Kilometer jeder Fahrt. Kilometerstände zu Jahresbeginn und -ende helfen, dienstliche von privater Nutzung zu trennen.

Der übliche Weg von zu Hause zur festen Arbeitsstätte zählt meist nicht — nur Fahrten zwischen Standorten, zu Kunden oder zu vorübergehenden Orten. Apps und GPS-Protokolle werden fast überall akzeptiert, doch behalte die Rohdaten, nicht nur eine Summe. Ein sauberes Fahrtenbuch macht aus einer angegebenen Zahl eine vom Prüfer abgesegnete Erstattung.

Häufige Fragen

Ist die Kilometerpauschale steuerpflichtiges Einkommen?

Nein, solange er den amtlichen Satz nicht übersteigt. Eine Erstattung bis zum Satz von IRS, HMRC oder URSSAF ist steuerfrei, weil sie nur Kosten ersetzt. Über dem amtlichen Satz gilt der Überschuss als steuerpflichtiges Einkommen.

Kann ich zusätzlich zur Pauschale Tankbelege geltend machen?

Nein. Der Satz pro Kilometer enthält bereits den Kraftstoff, Belege zusätzlich anzusetzen würde doppelt zählen. Du wählst entweder den Pauschsatz oder die Methode der tatsächlichen Kosten, nicht beides im selben Jahr.

Zählt der Weg zur Arbeit?

Meist nicht. Der übliche Weg zwischen Wohnung und fester Arbeitsstätte ist Privatfahrt. Erstattungsfähig sind Fahrten zwischen Standorten, zu Kunden oder zu vorübergehenden Orten, nicht der tägliche Weg ins Büro.

Welchen Satz nehme ich, wenn mein Arbeitgeber weniger zahlt?

In mehreren Ländern kannst du den Fehlbetrag in der Steuererklärung geltend machen. Zahlt der Arbeitgeber unter dem amtlichen Satz, ist die Differenz zwischen Erhaltenem und vollem Satz oft absetzbar: prüfe die lokalen Regeln und behalte dasselbe Fahrtenbuch.