Unir un expediente en un solo PDF, en el orden correcto

El fallo de orden está en la ordenación, no en ti

Casi todas las uniones que vuelven rechazadas vuelven por la misma razón, y no es descuido. Los nombres de archivo son texto, y el texto se ordena carácter a carácter: «1» va antes que «2», así que «10-nomina» va antes que «2-nomina», porque la comparación se detiene en el primer carácter y nunca llega al resto. Una carpeta con once documentos nombrados del 1 al 11 se presenta como 1, 10, 11, 2, 3, 4… y una herramienta de unión que respeta el orden recibido producirá fielmente un documento en esa secuencia exacta.

Algunos gestores de archivos ocultan esto con una ordenación natural, que lee las series de dígitos como números y pone 2 antes que 10. Es útil en pantalla y traicionero en la práctica, porque esa amabilidad no es portátil: la misma carpeta ordenada de un modo en tu gestor llega ordenada del otro en un diálogo de subida web, una línea de comandos o la máquina de un colega. Los prefijos de dos dígitos son inmunes a la diferencia —02 va antes que 10 con ambas reglas— y no cuestan nada. Pasados los cien archivos, usa tres dígitos por la misma razón.

El tamaño de página se guarda por página, y eso sorprende

Un PDF no tiene tamaño; lo tiene cada una de sus páginas. La unión, por tanto, nunca redimensiona nada: copia las páginas con sus dimensiones intactas, que es justo el comportamiento que quieres cuando las páginas son pruebas y justo el que produce un resultado feo cuando no lo son. Un expediente con un contrato A4, un pasaporte fotografiado en 4:3, un extracto bancario exportado en Carta estadounidense y una hoja apaisada son cuatro papeles distintos encuadernados juntos, y se imprimirá como cuatro papeles distintos.

Si conviene arreglarlo depende del lector. Un sistema que ingiere el archivo y lo muestra en pantalla no le importa, y normalizar no cuesta nada pero tampoco aporta nada. A una persona que imprime el expediente para leerlo sí le importa, y también a quien deba archivar la copia impresa. Cuando normalices, escala en vez de recortar: recortar un documento de identidad escaneado para ajustarlo a A4 puede cortar la esquina de un sello, y un documento con una esquina cortada se devuelve.

La unión destruye una firma electrónica, siempre

Este cuesta tiempo real, porque el fallo es silencioso. Una firma electrónica es una afirmación criptográfica sobre una secuencia de bytes concreta: este archivo exacto, sin cambios desde que lo firmé. La unión produce un archivo nuevo con una secuencia nueva, así que la afirmación ya no corresponde a nada, y la firma no se traslada: queda invalidada o eliminada. El expediente unido abre perfectamente y parece correcto. Sencillamente ya no está firmado, y la primera persona que lo compruebe lo dirá.

Hay dos respuestas practicables y una que no lo es. Las practicables: enviar los documentos firmados como adjuntos separados junto al expediente unido, que es lo que la mayoría de los procedimientos espera de todos modos; o unir todo lo no firmado y aplicar una firma al conjunto terminado, lo cual es más fuerte porque entonces cubre toda la presentación. La que no funciona es unir y esperar: una firma no puede reengancharse a un documento que no describe. Si no sabes si un archivo está firmado, ábrelo y busca un panel de firma antes de planear la unión, no después.

Los archivos cifrados detienen la unión antes de empezar

Los bancos y los sistemas de nóminas envían habitualmente los extractos como PDF protegidos con contraseña, a menudo derivada de una fecha de nacimiento o un número de cliente. Una herramienta de unión no puede leer la estructura de páginas de un archivo cifrado, así que no puede extraer páginas de él, y se negará en lugar de producir un resultado roto. Quita la protección con la contraseña que ya tienes, une, y luego decide si el conjunto terminado necesita protegerse de nuevo: para un documento a punto de subirse a un portal por conexión cifrada, normalmente no.

Las fotografías de documentos necesitan convertirse antes

La mitad de cualquier expediente moderno llega en fotografías de teléfono: un documento de identidad, una factura de suministros, una nota manuscrita. Eso son imágenes, no páginas, y una herramienta de unión que espera PDF no sabe colocarlas. Conviértelas primero a PDF y se vuelven páginas corrientes que se unen en secuencia con lo demás. Hacer la conversión a conciencia es además el momento de arreglar lo que hace que rechacen documentos: una foto tomada de lado, una sombra sobre el texto, una resolución muy superior a la que nadie necesita.

El control de dos segundos que caza el error caro

Suma el número de páginas de las partes antes de unir y compara con el total después. Si coinciden, nada se descartó en silencio; si no, un archivo no se cargó y la herramienta te lo dijo en un mensaje que pasaste de largo. Después abre el resultado y comprueba la primera página de cada sección. Los dos controles juntos llevan menos tiempo que leer este párrafo, y cazan los dos fallos que de verdad te cuestan una semana: un documento que falta, y un expediente en mal orden que el destinatario lee como descuido.

Preguntas frecuentes

Las páginas salieron en mal orden. ¿Puedo arreglarlo sin empezar de nuevo?

Sí: reordenar páginas en el archivo unido es una operación aparte y funciona bien, y para unas pocas páginas mal colocadas es más rápido que rehacer la unión. Pero si todo el expediente está revuelto, renombrar las fuentes con prefijos de dos dígitos y volver a unir es más rápido y menos propenso a error que arrastrar treinta páginas, y te deja una carpeta que se unirá bien la próxima vez que tengas que añadir un documento.

¿Hay un límite de archivos que puedo unir de una vez?

No uno fijo: la restricción es la memoria de tu dispositivo, porque el resultado entero se monta ahí antes de guardarse. En un portátil, un expediente de unas decenas de documentos corrientes no llama la atención. Donde puedes tropezar es con cientos de páginas de escaneos de alta resolución en un teléfono, lo que puede hacer que el navegador reclame la pestaña. Si pasa, une en dos mitades y luego une las mitades: el pico de memoria baja a la mitad aproximadamente.

¿Debo unirlo todo o enviar archivos separados?

Haz lo que pidió quien lo solicita, porque la instrucción suele reflejar cómo lo ingiere su sistema. Cuando no lo han dicho, un expediente unido en el orden anunciado es la opción más segura para un revisor humano, y archivos separados y nombrados lo son más donde un sistema empareja cada documento con un punto de una lista. Dos excepciones se imponen a ambas: los documentos firmados van aparte para que su firma sobreviva, y todo lo que hiciera superar un límite de adjunto es mejor dividirlo que degradarlo.

Uno de mis archivos no apareció en el resultado. ¿Por qué en silencio?

Rara vez es realmente silencioso: el mensaje suele haber aparecido y pasado de largo, o el archivo se descartó al cargarlo antes de que pulsaras el botón. Las causas habituales son un archivo que no es realmente un PDF pese a su extensión, una descarga corrupta que nunca terminó, o un archivo cifrado. Es justo lo que caza el control del número de páginas: si las partes suman 47 y el resultado tiene 39, falta un documento y lo sabes antes que el destinatario.

¿La unión reduce la calidad?

No. Una unión copia los objetos de página de un documento a otro sin decodificar ni recodificar nada, así que el texto sigue siendo texto y una imagen dentro de una página llega como la misma imagen. El resultado es la suma de las partes, en peso y en páginas, salvo un pequeño ahorro estructural por recursos compartidos. Si luego lo necesitas más pequeño, comprime el archivo unido como paso aparte en lugar de buscar un ajuste de unión que no existe.