Cómo funciona el reembolso por kilometraje: tarifas, reglas y registros

La tarifa hace todo el trabajo

El reembolso por kilometraje existe para no tener que anotar cada litro de combustible ni cada cambio de aceite. Una sola tarifa por kilómetro promedia combustible, neumáticos, mantenimiento, seguro y depreciación en un vehículo medio. Multiplicas tu distancia profesional por esa tarifa y listo.

Como la tarifa lo incluye todo, por lo general no puedes sumar además tickets de combustible — sería contarlo dos veces. A cambio, simplicidad: un número, una multiplicación. Si tus costes reales superan mucho la tarifa (coche sediento, combustible urbano caro), algunos sistemas permiten el método de gastos reales, pero exige guardar cada factura.

Por qué difieren el IRS, HMRC y URSSAF

El IRS de EE. UU. fija una tarifa única — 67 centavos por milla en 2024 — sea cual sea el vehículo. El HMRC británico usa dos tramos: 45 peniques por milla las primeras 10 000 millas profesionales del año fiscal, y 25 peniques por encima, lo que empuja a quien rueda mucho hacia el coche de empresa. Ambos van por milla, la unidad de distancia de esos países.

El barème de la URSSAF francesa, en cambio, escala la tarifa en euros por kilómetro según la potencia fiscal (chevaux fiscaux) y tramos de distancia anual: un coche más grande y distancias cortas rinden más por kilómetro. Alemania aplica 0,30 € por kilómetro para un coche. Van por kilómetro, la unidad de esos países. La lección: nunca copies una tarifa de un país a otro, usa siempre la tabla local vigente.

Lleva un registro que Hacienda acepte

Sea cual sea la tarifa, el reembolso solo se sostiene si puedes probar la distancia. Un registro válido anota la fecha, los puntos de salida y llegada, el motivo profesional y los kilómetros de cada trayecto. Las lecturas del cuentakilómetros al inicio y fin de año ayudan a separar uso profesional del personal.

El trayecto habitual de casa al trabajo no suele contar — solo los desplazamientos entre centros, a clientes o a lugares temporales. Las apps y registros GPS se aceptan en casi todas partes, pero guarda los datos detallados, no solo un total. Un registro ordenado convierte un número declarado en un reembolso que el inspector aprueba.

Preguntas frecuentes

¿El reembolso por kilometraje tributa como renta?

No, si no supera la tarifa oficial. El reembolso hasta la tarifa del IRS, HMRC, URSSAF o local está exento porque solo devuelve un coste. Por encima de la tarifa oficial, el exceso tributa como renta.

¿Puedo sumar tickets de combustible a la tarifa por kilómetro?

No. La tarifa por kilómetro ya incluye el combustible, así que sumar tickets sería contarlo dos veces. Eliges o la tarifa estándar o el método de gastos reales, no ambos el mismo año.

¿Cuenta el trayecto de ida al trabajo?

Normalmente no. El desplazamiento habitual de casa al trabajo es viaje personal. Se reembolsan los trayectos entre centros, a clientes o a lugares temporales, no la ida diaria a la oficina.

¿Qué tarifa uso si mi empresa paga menos?

En varios países puedes reclamar la diferencia en la declaración. Si tu empresa paga menos que la tarifa oficial, la diferencia entre lo recibido y la tarifa plena puede ser deducible: revisa las normas locales y guarda el mismo registro.