Una firma dibujada es una firma real, solo que no cualificada

Tres niveles, y qué los separa

El primer nivel se define por exclusión: cualquier dato en forma electrónica anejo a otros datos o asociado lógicamente con ellos, que el firmante utiliza para firmar. Un garabato dibujado, un nombre escrito, una imagen escaneada de tu firma, una casilla marcada: todo eso encaja. El listón es deliberadamente bajo, porque el objeto de la definición es impedir que los tribunales descarten pruebas electrónicas por un tecnicismo, no certificar nada.

El segundo nivel añade cuatro requisitos a la vez: la firma está vinculada de manera única al firmante, permite identificarlo, se crea con datos que el firmante puede utilizar bajo su control exclusivo, y está vinculada a los datos firmados de modo que cualquier cambio posterior sea detectable. Ese último requisito es el que una imagen dibujada nunca puede cumplir, porque una imagen posada sobre una página no guarda relación con los bytes de esa página. El tercer nivel toma una firma avanzada y añade dos hechos institucionales: se creó en un dispositivo cualificado y se apoya en un certificado de un prestador que un Estado miembro ha verificado y listado. Esos dos hechos son los que ganan la equivalencia con la firma manuscrita, y son justamente las partes que no puede producir ningún programa que corra en tu propia máquina.

Qué es realmente una firma dibujada, dentro del archivo

Es una imagen colocada sobre una página. La herramienta incrusta una imagen y la dibuja en las coordenadas que elegiste, igual que colocaría un logotipo o un sello. Nada en esa operación ata la imagen al contenido que hay debajo: la página puede editarse después, cambiar las cifras, sustituir una cláusula, y la firma seguirá ahí idéntica porque nunca supo sobre qué estaba posada. No es un defecto de implementación. Es lo que significa dibujar.

Una firma criptográfica funciona al revés. Calcula un resumen sobre los bytes exactos del documento y cifra ese resumen con una clave privada, de modo que el valor resultante es una afirmación sobre este archivo y ningún otro. Cambia un carácter y el resumen ya no coincide, y a todo lector se le avisa de que la firma es inválida. Esa es la propiedad que la gente imagina obtener al dibujar su nombre, y conviene saber que no la obtiene.

Cuándo una firma simple es la respuesta correcta

La mayoría de las veces. El volumen de documentos que hay que firmar excede con mucho el de los que alguna vez se impugnarán, y tratar cada aprobación interna como si fuera una escritura es una forma de que no se firme nada. Una firma dibujada es proporcionada allí donde las partes ya se conocen, los importes son corrientes y la prueba circundante es sólida: un presupuesto firmado devuelto por correo desde una dirección conocida, dentro de un hilo que establece quién aceptó qué y cuándo, es en la práctica extremadamente difícil de desdecir.

Cuándo no lo es, y ningún cuidado ayudará

Dos situaciones cambian la respuesta por completo. La primera es aquella en que el derecho nacional impone una forma: la transmisión de un inmueble, ciertos actos en derecho laboral y de familia, las declaraciones juradas, y todo lo que deba recibir un notario. Ahí el requisito no es que exista una firma sino que sea de una clase determinada, y una firma simple no se vuelve suficiente por haberse hecho con cuidado. La segunda es aquella en que esperas un litigio —un despido, una transacción impugnada, una contraparte en la que no confías—, porque ahí la ausencia de presunción es justo lo que te costará. Ambas son casos de firma cualificada de un prestador de confianza, obtenida por su proceso y no producida en tu propio dispositivo.

La trampa práctica: firmar y luego editar

Como una firma dibujada es solo una imagen, cualquier operación posterior sobre el documento la deja en su sitio sin que nada se note: unir el archivo a un expediente, comprimirlo, dividirlo, añadir una página. La firma viaja con él, con aspecto válido, sin decir nada sobre aquello junto a lo que ahora está. El orden importa más de lo que parece: monta el documento por completo, fírmalo al final, y si algo cambia después, firma la versión nueva en lugar de reutilizar la firma vieja.

Preguntas frecuentes

¿Es jurídicamente vinculante una firma que dibujé en un PDF?

En la mayoría de los casos sí, porque casi ningún contrato exige forma concreta y puede celebrarse por cualquier medio que muestre acuerdo. La firma es prueba de ese acuerdo, y el artículo 25(1) impide que un tribunal la ignore solo por ser electrónica. El matiz es que prueba menos de lo que crees: por sí sola no establece quién hizo la marca, y no dice nada sobre si el documento cambió después. Donde la ley impone forma, o donde el importe hace realista un litigio, usa una firma cualificada.

¿Imprimir, firmar y escanear la hace más fuerte?

No de forma significativa. Un escaneo de una firma manuscrita sigue siendo una imagen sobre una página, y podría decirse que es más débil que una dibujada porque se copia trivialmente de cualquier otro documento que hayas firmado. Cuesta una impresora, un escáner y diez minutos, y compra una sensación más que una propiedad jurídica. Si el documento importa lo bastante para justificar el ritual, importa lo bastante para justificar una firma cualificada, que lleva menos tiempo que el viaje por el papel.

¿Cómo obtengo una firma cualificada?

De un prestador cualificado de servicios de confianza, y solo de uno. Cada Estado miembro publica una lista de confianza de los prestadores que supervisa, y la Comisión Europea agrega esas listas; un prestador que no figure en una no es cualificado, diga lo que diga su publicidad. El proceso incluye verificación de identidad, que es la parte que lleva tiempo y también la que hace el trabajo. Cuenta con demostrar quién eres una vez, y luego firmar cuanto quieras. Ninguna herramienta que ejecutes tú mismo, esta incluida, puede sustituir ese paso.

¿Esto se aplica fuera de la Unión Europea?

La estructura de tres niveles es europea. Otros sistemas llegan en la práctica a un lugar parecido por otros caminos: varias jurisdicciones de common law tienen casi cualquier marca electrónica por suficiente en la mayoría de los contratos, y la carga recae en quien invoca una firma para probarla. La lección estable entre sistemas es aquella sobre la que se construye este artículo: una marca en una página es indicio, no demostración, y donde lo que está en juego lo justifique, usa un método que ate la firma al contenido del documento.

Me han enviado un PDF con una imagen de firma. ¿Debo aceptarlo?

Normalmente sí, y guarda el contexto que venía con él. El correo en que llegó, la dirección de origen, el hilo que lo precedió y la fecha son la prueba que convierte una imagen en una firma en la que puedes apoyarte, y nada de eso está en el PDF. Guarda el mensaje junto al documento en vez de archivar el adjunto solo. Si lo que está en juego haría que a alguien le compensara litigar, pide en su lugar una firma cualificada, y espera que esa petición se entienda y no se tome a mal.