Comment fonctionne le remboursement kilométrique : barèmes, règles et justificatifs

Le barème fait tout le travail

Le remboursement kilométrique existe pour éviter de suivre chaque litre de carburant et chaque vidange. Un seul taux par kilomètre est censé lisser carburant, pneus, entretien, assurance et dépréciation sur un véhicule moyen. Vous multipliez la distance professionnelle par ce taux, et c'est tout.

Comme le taux englobe tout, tu ne peux généralement pas y ajouter tes tickets de carburant — ce serait compter deux fois. En échange, la simplicité : un chiffre, une multiplication. Si tes coûts réels dépassent largement le barème (véhicule gourmand, carburant urbain cher), certains régimes autorisent la méthode des frais réels, mais il faut alors garder chaque justificatif.

Pourquoi l'IRS, le HMRC et l'URSSAF diffèrent

L'IRS américain fixe un taux unique — 67 cents par mile en 2024 — quel que soit le véhicule. Le HMRC britannique applique deux paliers : 45 pence par mile pour les 10 000 premiers miles professionnels de l'année fiscale, puis 25 pence au-delà, ce qui pousse les gros rouleurs vers la voiture de fonction. Les deux raisonnent en miles, unité de distance de ces pays.

Le barème kilométrique de l'URSSAF, lui, module le taux en euros par kilomètre selon la puissance fiscale (chevaux fiscaux) et des tranches de distance annuelle : une voiture plus puissante et des distances courtes rapportent davantage au kilomètre. L'Allemagne applique 0,30 € par kilomètre pour une voiture. Ces taux sont au kilomètre, unité de ces pays. La leçon : ne transpose jamais un taux d'un pays à l'autre, utilise toujours la table locale à jour.

Tiens un carnet que l'administration acceptera

Quel que soit le taux, le remboursement n'est justifiable que si tu prouves la distance. Un carnet conforme note la date, les points de départ et d'arrivée, le motif professionnel et les kilomètres de chaque trajet. Les relevés du compteur en début et fin d'année aident à distinguer usage pro et personnel.

Le trajet domicile-travail habituel ne compte généralement pas — seuls les déplacements entre sites, chez les clients ou vers des lieux temporaires. Les applis et journaux GPS sont admis presque partout, mais conserve les données détaillées, pas seulement un total. Un carnet propre transforme un chiffre déclaré en remboursement validé par le contrôleur.

Questions fréquentes

Le remboursement kilométrique est-il imposable ?

Non, tant qu'il ne dépasse pas le barème officiel. Un remboursement jusqu'au taux de l'IRS, du HMRC ou de l'URSSAF est exonéré car il ne fait que rembourser un coût. Au-delà du barème, l'excédent est imposable.

Puis-je ajouter mes tickets de carburant au barème ?

Non. Le taux au kilomètre inclut déjà le carburant, ajouter les tickets reviendrait à compter deux fois. Tu choisis soit le barème, soit les frais réels, pas les deux la même année.

Le trajet domicile-travail compte-t-il ?

En général non. Le trajet habituel domicile-travail est un déplacement personnel. Sont remboursables les trajets entre sites, chez les clients ou vers des lieux temporaires, pas la route quotidienne vers le bureau.

Quel taux utiliser si mon employeur paie moins ?

Dans plusieurs pays, tu peux réclamer la différence sur ta déclaration. Si l'employeur paie moins que le barème, l'écart entre la somme reçue et le taux plein peut être déductible : vérifie les règles locales et garde le même carnet.