Come funziona il rimborso chilometrico: tariffe, regole e documenti

La tariffa fa il grosso del lavoro

Il rimborso chilometrico esiste per non dover annotare ogni goccia di carburante e ogni cambio d'olio. Un'unica tariffa al chilometro dovrebbe mediare carburante, pneumatici, manutenzione, assicurazione e svalutazione su un veicolo medio. Moltiplichi la distanza di lavoro per quella tariffa e hai finito.

Poiché la tariffa comprende tutto, di norma non puoi aggiungerci anche le ricevute del carburante — sarebbe un doppio conteggio. In cambio, semplicità: un numero, una moltiplicazione. Se i costi reali superano di molto la tariffa (auto assetata, carburante urbano caro), alcuni sistemi permettono il metodo dei costi effettivi, ma bisogna conservare ogni ricevuta.

Perché IRS, HMRC e URSSAF differiscono

L'IRS statunitense fissa una tariffa unica — 67 centesimi per miglio nel 2024 — a prescindere dal veicolo. L'HMRC britannico usa due fasce: 45 penny per miglio per le prime 10.000 miglia di lavoro nell'anno fiscale, poi 25 penny oltre, spingendo chi percorre molto verso l'auto aziendale. Entrambi ragionano per miglio, l'unità di distanza di quei Paesi.

Il barème dell'URSSAF francese, invece, scala la tariffa in euro per chilometro in base alla potenza fiscale (chevaux fiscaux) e a fasce di distanza annua: un'auto più grande e distanze brevi rendono di più al chilometro. La Germania applica 0,30 € per chilometro per un'auto. Vanno per chilometro, l'unità di quei Paesi. La lezione: non copiare mai una tariffa da un Paese all'altro, usa sempre la tabella locale in vigore.

Tieni un registro che il fisco accetti

Qualunque sia la tariffa, il rimborso regge solo se puoi provare la distanza. Un registro valido annota data, punti di partenza e arrivo, il motivo di lavoro e i chilometri di ogni viaggio. Le letture del contachilometri a inizio e fine anno aiutano a separare l'uso lavorativo da quello personale.

Il tragitto abituale casa-lavoro di solito non conta — solo gli spostamenti tra sedi, dai clienti o verso luoghi temporanei. App e registri GPS sono accettati quasi ovunque, ma conserva i dati di dettaglio, non solo un totale. Un registro ordinato trasforma un numero dichiarato in un rimborso che il revisore approva.

Domande frequenti

Il rimborso chilometrico è reddito imponibile?

No, se resta entro la tariffa ufficiale. Il rimborso fino alla tariffa di IRS, HMRC, URSSAF o locale è esente perché ripaga solo un costo. Oltre la tariffa ufficiale, l'eccedenza è reddito imponibile.

Posso aggiungere le ricevute del carburante alla tariffa?

No. La tariffa al chilometro include già il carburante, quindi aggiungere le ricevute sarebbe un doppio conteggio. Scegli la tariffa standard oppure il metodo dei costi effettivi, non entrambi nello stesso anno.

Il tragitto casa-lavoro conta?

Di solito no. Il normale tragitto casa-lavoro è viaggio personale. Sono rimborsabili gli spostamenti tra sedi, dai clienti o verso luoghi temporanei, non la corsa quotidiana in ufficio.

Quale tariffa uso se il datore paga meno?

In diversi Paesi puoi reclamare la differenza nella dichiarazione. Se il datore paga meno della tariffa ufficiale, la differenza tra quanto ricevuto e la tariffa piena può essere deducibile: verifica le regole locali e conserva lo stesso registro.