Spese di trasferta: indennità forfetaria o costo reale, e dove sta la soglia

Due vie, e non sono aperte negli stessi posti

La Francia enuncia la scelta in due numeri. L'articolo 2 dell'arrêté del 4 settembre 2025 dice che le spese professionali si indennizzano o rimborsando quanto realmente sostenuto, con il datore che conserva i giustificativi, o sulla base di indennità forfetarie, i cui importi il datore può dedurre entro i limiti fissati dall'arrêté. La seconda via porta con sé una presunzione: un'indennità pari o inferiore al limite si considera usata conformemente al suo oggetto. Nessuno raccoglie uno scontrino, nessuno reclama l'eccedenza, e la burocrazia finisce.

La Germania scrive l'istruzione opposta. Il paragrafo 9 comma 4a della legge sull'imposta sul reddito si apre dicendo che le maggiori spese di vitto di un lavoratore sono deducibili solo secondo le frasi che seguono, e la frase successiva ordina di applicare un forfait a saldo delle spese effettivamente sostenute. La formulazione non è decorativa. Il forfait non è un'opzione accanto al giustificativo: ne prende il posto. Quanto hai speso per mangiare è giuridicamente irrilevante rispetto a quanto puoi dedurre.

La Spagna fa qualcosa di ancora diverso, e la differenza è facile da mancare perché le cifre somigliano alle altre due. I numeri dell'articolo 9 del regolamento dell'imposta sul reddito si rivolgono a chi paga: descrivono quale parte di un'indennità sfugge all'imposta in capo al lavoratore. Nulla in essi consente al lavoratore di dedurre un costo che ha sostenuto lui. L'articolo 19 della legge sull'imposta elenca ciò che un dipendente può sottrarre dal lordo — previdenza, ordini professionali, quote sindacali, fino a 300 € di difesa legale — e si chiude con 2 000 € di altre spese. La trasferta non è in quell'elenco, e quei 2 000 € sono gli stessi per chi ha passato l'anno in albergo e per chi non è mai uscito dall'ufficio.

Francia: il punto di incrocio è la cifra della tabella, e nient'altro

La tabella francese ha tre importi per i pasti e due per l'alloggio. Gli importi qui sotto sono i valori 2026, ciascuno etichettato «valeur au 1er janvier 2026» sul bollettino ufficiale della previdenza. Un pasto in trasferta, quando il lavoratore non può rientrare né a casa né al luogo abituale di lavoro: 21,40 €. Un pasto fuori dai locali dell'impresa ma non al ristorante — un cantiere, un veicolo, un pranzo in piedi: 10,40 €. Un pasto sul luogo di lavoro quando l'orario lo impone, lavoro notturno o turni sfasati: 7,50 €. Per una trasferta lunga, l'alloggio con prima colazione è di 76,60 € al giorno a Parigi e nei dipartimenti di Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis e Val-de-Marne, e di 56,80 € al giorno negli altri dipartimenti della Francia metropolitana.

Poiché la via dei giustificativi è esente per intero e il forfait solo fino a quelle cifre, il punto di incrocio è la cifra stessa. Sotto, l'indennità vale più della fattura; sopra, la fattura vale più dell'indennità. Prendiamo una missione di cinque giorni in provincia. Versione frugale: cinque pranzi da 14 € e quattro notti da 52 €, cioè 278 € di spesa reale contro 5 × 21,40 + 4 × 56,80 = 334,20 € di indennità — il lavoratore guadagna 56,20 € e nessuno conserva uno scontrino. Versione costosa: cinque pasti da 29 € e quattro notti da 118 €, cioè 617 € di spesa reale contro gli stessi 334,20 € — ne mancano 282,80, e l'unico modo di essere reintegrati è il rimborso a piè di lista.

C'è una seconda ragione per cui i giustificativi vincono sulle missioni lunghe: gli importi forfetari vengono tagliati, le fatture no. L'articolo 5 dello stesso arrêté riduce l'indennità esente all'85 % del suo valore quando l'assegnazione allo stesso luogo supera i tre mesi, e al 70 % oltre i ventiquattro, fino al settantaduesimo, sei anni in tutto. Sull'alloggio di provincia da 56,80 € fa 48,30 € e poi 39,80 € al giorno; sulla cifra parigina da 76,60 €, 65,10 € e poi 53,60 €; sul pasto da 21,40 €, 18,20 € e poi 15,00 €. La logica è che un incarico di due anni smette di essere una vita da albergo e ristorante e comincia a somigliare all'abitarci. L'effetto pratico è che una missione lunga scivola costantemente verso i giustificativi.

Germania: un solo numero, ripreso per frazioni

La tabella tedesca ha due valori e stanno nella legge, non in una tabella. Il paragrafo 9 comma 4a della legge sull'imposta sul reddito dà 28 € per ogni giorno di calendario in cui il lavoratore è assente da casa e dalla prima sede di lavoro per 24 ore, e 14 € ciascuno per il giorno di andata e quello di ritorno quando pernotta fuori, o per una giornata di più di otto ore di assenza senza pernottamento. Sotto le otto ore, nulla. Una trasferta di sette ore e cinquanta vale zero e una di otto ore e dieci vale 14 € — è il gradino più netto dei tre sistemi.

Quel che si dimentica è la sottrazione. Quando un pasto è fornito dal datore o, su sua iniziativa, da un terzo — la colazione dell'albergo, il pranzo di un convegno —, l'indennità è ridotta del 20 % per la colazione e del 40 % per ciascuno fra pranzo e cena, e le percentuali si applicano al valore della giornata intera qualunque sia il valore del giorno in questione. Il venti per cento di 28 € è 5,60; il quaranta per cento, 11,20. Una trasferta di tre giorni vale 14 + 28 + 14 = 56 €, e due colazioni d'albergo la portano a 44,80 €. Una giornata intera in cui il datore fornisce tutti e tre i pasti dà 28 − 5,60 − 11,20 − 11,20, cioè esattamente zero. E un giorno di viaggio da 14 € con la cena inclusa dà 14 − 11,20 = 2,80 €, perché il 40 % si calcola sui 28 e non sui 14.

L'alloggio segue la regola opposta, ed è per questo che le spese di trasferta tedesche sembrano incoerenti finché non se ne vede il disegno. Per la deduzione del lavoratore non esiste alcun forfait per notte: conta la fattura. Le due metà della stessa trasferta obbediscono quindi a istinti opposti — la metà dei pasti ignora quanto hai speso, la metà dell'albergo è esattamente quanto hai speso. C'è un'eccezione di legge, ed è stretta: un conducente che dorme nel veicolo può applicare un forfait di 9 € per giorno di calendario ai sensi del paragrafo 9 comma 1 frase 3 numero 5b, proprio perché non c'è fattura da produrre.

Spagna: un tetto per il datore, non una scelta per il lavoratore

L'articolo 9 del regolamento dell'imposta sul reddito fissa quattro importi per il vitto e nessuno per l'alloggio. Vitto in una trasferta con pernottamento in un comune diverso da quello del luogo di lavoro abituale e della residenza: 53,34 € al giorno in Spagna, 91,35 € all'estero. Vitto senza pernottamento: 26,67 € al giorno in Spagna, 48,08 € all'estero. L'alloggio è esente per l'importo delle spese giustificate — la fattura, senza tetto. I conducenti di veicoli merci hanno un'indennità senza giustificativo di 15 € al giorno in Spagna e 25 € all'estero, che esiste per la stessa ragione dei 9 € tedeschi: non c'è nulla da produrre.

Poiché la cifra è un tetto e non un diritto, quel che conta è ciò che accade sopra. Tutto quanto pagato oltre 53,34 € al giorno è retribuzione ordinaria: soggetta a ritenuta, a contributi del lavoratore e a contributi del datore. Un datore che paga 60 € tondi al giorno non è generoso di 6,66 € — sta pagando 6,66 € di retribuzione imponibile. Su 200 giorni di trasferta sono 1 332 € aggiunti al lordo annuo del lavoratore, e circa 400 € di contributi datoriali sopra a un'aliquota del 30 %. Arrotondare una diaria a una cifra simpatica è una delle abitudini amministrative più costose che esistano.

E non c'è contrappeso dal lato del lavoratore. L'elenco dell'articolo 19 della legge sull'imposta sul reddito è chiuso: previdenza e regimi obbligatori, ordini professionali entro un limite, quote sindacali, fino a 300 € di difesa legale contro il datore, e 2 000 € di altre spese, raddoppiati nell'anno in cui un disoccupato cambia comune per accettare un lavoro e aumentati per i lavoratori con disabilità. È tutto. Un lavoratore spagnolo che ha pagato di tasca propria una trasferta senza essere rimborsato non ha, nel caso ordinario, dove metterla in dichiarazione.

Annuale? Solo uno dei tre

Si ripete ovunque che queste tabelle sono fissate ogni anno. È vero per la Francia e per nient'altro in questo articolo. L'articolo 10 dell'arrêté del 4 settembre 2025 rivaluta gli importi dei suoi articoli da 3 a 8 ogni 1° gennaio, secondo il tasso previsionale di variazione media annua dei prezzi al consumo al netto del tabacco indicato nella relazione economica allegata al disegno di legge di bilancio, arrotondato ai dieci centesimi più vicini; la tabella che ne risulta è pubblicata dall'ente di riscossione. Ecco perché le cifre francesi di questo articolo portano l'anno 2026 e non solo un riferimento normativo: la rivalutazione 2026 ha portato il pasto in trasferta da 21,10 € a 21,40 €, l'alloggio fuori Parigi a 56,80 € e la cifra parigina a 76,60 €, circa l'1,4 %. A gennaio si muoveranno ancora: leggi l'anno su ogni cifra francese prima di usarla.

La Germania non funziona così. I 28 € e i 14 € stanno nella legge e solo una legge li muove; la coppia attuale regge dal 2020. Ciò che è cambiato per il 2026 è una cifra vicina che si confonde con questa: la detrazione per il tragitto casa-lavoro. La legge fiscale di modifica del 2025, pubblicata sulla gazzetta federale il 23 dicembre 2025, ha sostituito la vecchia tabella a due scaglioni — 30 centesimi per i primi 20 chilometri e 38 oltre — con 38 centesimi per ogni chilometro intero dal primo, con un tetto di 4 500 € l'anno, a partire dal periodo d'imposta 2026. È il tragitto, non la trasferta, e non ha nulla a che vedere con l'indennità di vitto.

La Spagna è il caso estremo: i quattro importi per il vitto reggono dal regolamento del 2007. L'unica cifra di trasferta che si è mossa in quasi vent'anni è il rimborso chilometrico, portato da 0,19 a 0,26 € al chilometro da un decreto del 12 luglio 2023 con effetto dal 17 luglio dello stesso anno. L'Italia è ancora più statica — i 46,48 € al giorno per le trasferte interne e 77,47 € per l'estero dell'articolo 51 comma 5 del testo unico delle imposte sui redditi sono conversioni di importi in lire, e lo stesso articolo nomina tre sistemi di rimborso, forfetario, misto e analitico, che è l'affermazione più chiara possibile del fatto che la scelta di cui parla questo articolo è reale. La regola pratica che ne segue: in Francia consulta la tabella dell'anno; in Germania, Spagna e Italia la cifra che hai imparato è probabilmente ancora la cifra.

L'opzione del lavoratore, e il numero che la decide

Tutto quanto precede riguarda ciò che paga il datore. Esiste una seconda opzione, distinta, e solo la Francia la offre davvero: nella dichiarazione dei redditi un dipendente può applicare la deduzione forfetaria del 10 % oppure preferirle le spese effettive. L'articolo 83, 3° del codice generale delle imposte, nella versione in vigore al 1° luglio 2026 risultante dal decreto n. 2026-562 del 29 giugno 2026, fissa la deduzione forfetaria al 10 % con un minimo di 509 € e un massimo di 14 555 € sui redditi 2025. Il massimo significa che il 10 % smette di crescere sopra 145 550 € di stipendio netto imponibile. L'opzione è annuale, propria di ciascun membro del nucleo, e obbliga a giustificare ogni spesa dichiarata.

L'aritmetica dell'opzione è semplice e la risposta sorprende: le spese effettive vincono non appena superano il 10 % dello stipendio netto imponibile, e per un pendolare ciò accade prima di quanto si creda. Prendi uno stipendio di 30 000 € e 220 giorni lavorati. La deduzione forfetaria è 3 000 €. Il solo supplemento pasto — la differenza fra mangiare fuori e mangiare a casa, valutata dall'amministrazione in 5,45 € al giorno sui redditi 2025 in assenza di giustificativi — vale 5,45 × 220 = 1 199 €. Restano 1 801 € da trovare nel rimborso chilometrico, cioè 2 832 km l'anno sulla tabella da 5 CV: con 220 andate e ritorni, 6,4 km per senso. Senza il supplemento pasto l'incrocio sale a 10,7 km. Su uno stipendio di 45 000 € lo stesso calcolo dà 12,1 km.

Germania e Spagna hanno ciascuna un corrispettivo del 10 %, e nessuno dei due è davvero una scelta. La detrazione per lavoro dipendente del paragrafo 9a della legge tedesca vale 1 230 €: si ottiene d'ufficio e la si vede sparire solo sostituita da costi provati superiori. I 2 000 € di altre spese dell'articolo 19 spagnolo non sono nemmeno un minimo che si possa battere, perché non c'è con che batterlo. Dei tre paesi, la questione forfait o costo reale è dunque una decisione viva per un dipendente francese, una questione di soglia per uno tedesco e nessuna questione per uno spagnolo — la stessa conclusione cui arrivavano le regole dal lato del datore, raggiunta dall'altro capo.

Domande frequenti

Se spendo meno dell'indennità, tengo la differenza?

Dove la via forfetaria è aperta e l'importo resta entro la tabella, sì — ed è tutto il senso della cosa. In Francia la presunzione dell'articolo 2 dell'arrêté è che un'indennità pari o inferiore al limite sia stata usata conformemente al suo oggetto: nessuno chiede il giustificativo e nessuno reclama l'eccedenza. Quell'eccedenza non è una falla, è il prezzo che il sistema paga per non trattare scontrini. Due limiti. Smette di essere vero appena l'indennità supera la tabella: l'eccedenza diventa retribuzione ordinaria, salvo giustificazione del datore. E la tabella è un tetto fiscale, non un diritto: un datore può pagare meno, o chiedere i giustificativi. A darti diritto a qualcosa sono il contratto, il contratto collettivo o la politica aziendale.

Posso dedurre quanto ho davvero speso in pasti in Germania se la trasferta è stata cara?

No, ed è il malinteso più diffuso nelle spese di trasferta tedesche. Il paragrafo 9 comma 4a della legge sull'imposta sul reddito si apre dicendo che le maggiori spese di vitto sono deducibili solo secondo le frasi che seguono, e quelle frasi fissano 28 € e 14 €. Una cena da 90 € e un panino da 9 € danno esattamente la stessa deduzione. Il tuo datore può naturalmente rimborsare i 90 € per politica interna, ma la parte sopra il forfait è retribuzione imponibile e non un rimborso esente. L'alloggio funziona all'inverso: lì conta solo la fattura, e un forfait sarebbe respinto.

L'indennità copre il tragitto fra casa e il mio luogo di lavoro abituale?

No, in nessuno dei quattro paesi. Quel tragitto è pendolarismo, non trasferta, e resta a carico del lavoratore — coperto, dove lo è, da uno strumento distinto e molto più piccolo. In Germania è la detrazione per il tragitto: 38 centesimi per ogni chilometro intero dal primo a partire dal periodo d'imposta 2026, con tetto di 4 500 €. In Francia è la tabella chilometrica, ma solo dentro l'opzione per le spese effettive in dichiarazione, e in linea di principio fino a 40 km per senso. Le tabelle di questo articolo iniziano dove lasci il tuo luogo di lavoro abituale e finiscono quando ci torni.

Sono assegnato allo stesso posto da otto mesi. Cambia qualcosa?

In Francia sì, e di una frazione fissa. L'articolo 5 dell'arrêté riduce l'indennità esente all'85 % del suo valore quando l'assegnazione a un sito supera i tre mesi, e al 70 % oltre i ventiquattro, fino al settantaduesimo, sei anni in tutto. Sull'alloggio di provincia da 56,80 € al giorno fa 48,30 € e poi 39,80 €; sulla cifra parigina da 76,60 €, 65,10 € e poi 53,60 €; sul pasto da 21,40 €, 18,20 € e poi 15,00 €. Il ragionamento è che un incarico lungo smette di essere una vita da albergo e ristorante e comincia a somigliare all'abitarci. La conseguenza pratica merita attenzione: la via dei giustificativi non viene tagliata, quindi diventa relativamente migliore più l'incarico dura.

Come faccio a sapere se le cifre di questo articolo sono ancora quelle in vigore?

Sapendo quali possono muoversi, e come. Gli importi francesi sono rivalutati automaticamente ogni 1° gennaio per l'articolo 10 dell'arrêté del 4 settembre 2025, al tasso previsionale di inflazione arrotondato ai dieci centesimi, e la tabella che ne risulta è pubblicata dall'ente di riscossione — le cifre francesi qui date sono i valori 2026 di quella tabella, e quelle del 2027 saranno più alte di circa un punto e mezzo. I 28 € e 14 € tedeschi si muovono solo per legge, e nessuna lo ha fatto dal 2020. I 53,34 € e 26,67 € spagnoli non si muovono dal regolamento del 2007, e i 46,48 € e 77,47 € italiani sono importi convertiti dalle lire. Quell'asimmetria è più utile di qualsiasi cifra isolata: in Francia verifica; altrove, la cifra che hai imparato è probabilmente ancora la cifra.