Como funciona o reembolso por quilometragem: tabelas, regras e comprovativos

A tarifa faz todo o trabalho

O reembolso por quilometragem existe para não ter de registar cada litro de combustível e cada mudança de óleo. Uma única tarifa por quilómetro procura equilibrar combustível, pneus, manutenção, seguro e depreciação num veículo médio. Multiplica a distância profissional por essa tarifa e pronto.

Como a tarifa engloba tudo, em geral não pode somar recibos de combustível por cima — seria contar duas vezes. Em troca, simplicidade: um número, uma multiplicação. Se os custos reais superam muito a tarifa (carro gastador, combustível urbano caro), alguns sistemas permitem o método de custos reais, mas obriga a guardar cada recibo.

Porque diferem o IRS, o HMRC e a URSSAF

O IRS dos EUA fixa uma tarifa única — 67 cêntimos por milha em 2024 — seja qual for o veículo. O HMRC britânico usa dois escalões: 45 pence por milha nas primeiras 10 000 milhas profissionais do ano fiscal, e 25 pence acima disso, o que empurra quem roda muito para o carro da empresa. Ambos vão por milha, a unidade de distância desses países.

A tabela da URSSAF francesa, por outro lado, escala a tarifa em euros por quilómetro segundo a potência fiscal (chevaux fiscaux) e escalões de distância anual: um carro maior e distâncias curtas rendem mais por quilómetro. A Alemanha aplica 0,30 € por quilómetro para um carro. Vão por quilómetro, a unidade desses países. A lição: nunca copie uma tarifa de um país para outro, use sempre a tabela local em vigor.

Mantenha um registo que as finanças aceitem

Seja qual for a tarifa, o reembolso só é defensável se conseguir provar a distância. Um registo válido anota a data, os pontos de partida e chegada, o motivo profissional e os quilómetros de cada viagem. As leituras do conta-quilómetros no início e fim do ano ajudam a separar o uso profissional do pessoal.

O trajeto habitual de casa para o trabalho normalmente não conta — só as deslocações entre locais, a clientes ou a locais temporários. As apps e registos GPS são aceites quase em toda a parte, mas guarde os dados detalhados, não apenas um total. Um registo arrumado transforma um número declarado num reembolso que o inspetor aprova.

Perguntas frequentes

O reembolso por quilometragem é rendimento tributável?

Não, se ficar até à tarifa oficial. O reembolso até à tarifa do IRS, HMRC, URSSAF ou local é isento porque apenas devolve um custo. Acima da tarifa oficial, o excedente é rendimento tributável.

Posso somar recibos de combustível à tarifa por quilómetro?

Não. A tarifa por quilómetro já inclui o combustível, por isso somar recibos seria contar duas vezes. Escolhe a tarifa padrão ou o método de custos reais, não os dois no mesmo ano.

O trajeto de casa para o trabalho conta?

Normalmente não. A deslocação habitual de casa para o trabalho é viagem pessoal. Reembolsam-se os trajetos entre locais, a clientes ou a locais temporários, não a ida diária ao escritório.

Que tarifa uso se a minha entidade pagar menos?

Em vários países pode reclamar a diferença na declaração. Se a entidade pagar menos que a tarifa oficial, a diferença entre o recebido e a tarifa plena pode ser dedutível: verifique as regras locais e guarde o mesmo registo.