Ajudas de custo por quilómetro: as escalas oficiais em França, Espanha e Itália, e o que não cobrem

O que a escala está realmente a pôr em preço

Uma ajuda por quilómetro não é um reembolso de combustível, ainda que quase toda a gente a trate assim. É uma estimativa composta do que um quilómetro custa ao seu dono: combustível ou eletricidade, pneus, manutenção, a parte do prémio de seguro imputável à distância extra e a depreciação, habitualmente a maior componente e a que ninguém sente. É por isso que o número francês para um carro de cinco cavalos dá cerca de 0,64 € por quilómetro nos primeiros 5 000 quilómetros e só cerca de 0,53 aos 8 000: os custos fixos espalham-se por mais distância, logo o número marginal desce à medida que se conduz mais.

A diferença de desenho entre os três países decorre daquilo que cada um tenta ser. A escala francesa é uma dedução do imposto sobre o rendimento que serve também de teto abaixo do qual a ajuda de um empregador escapa às contribuições — precisa por isso de refletir o custo real com alguma precisão, daí os escalões de potência e a estrutura degressiva. O número espanhol é um limite de isenção de um pagamento do empregador, não um cálculo de custo, por isso um número único é mais fácil de administrar e mais grosseiro nos efeitos. As tabelas italianas não são nem dedução nem teto, mas uma referência de custo publicada que serve vários usos ao mesmo tempo, incluindo o benefício do carro da empresa, e é por isso que são por modelo e não por categoria.

França: uma escala parada há três anos

Para a declaração entregue em 2026 sobre os rendimentos de 2025, a escala do carro é: até 3 cavalos fiscais, a distância vezes 0,529 até 5 000 quilómetros, vezes 0,316 mais 1 065 de 5 001 a 20 000, vezes 0,370 acima; para 4, 0,606, depois 0,340 mais 1 330, depois 0,407; para 5, 0,636, depois 0,357 mais 1 395, depois 0,427; para 6, 0,665, depois 0,374 mais 1 457, depois 0,447; a partir de 7, 0,697, depois 0,394 mais 1 515, depois 0,470. Um veículo elétrico recebe um agravamento de 20 % sobre a linha aplicável. Oito mil quilómetros profissionais num carro de cinco cavalos dão portanto 4 251 €, e 5 101,20 € se o carro for elétrico.

A escala tem uma segunda vida que conta mais, para a maioria, do que a declaração. Um empregador que pague uma ajuda por quilómetro fixa pode deixá-la fora da base de contribuições desde que fique dentro da escala fiscal e esteja justificada: é preciso prova de que a deslocação existiu, registo dos quilómetros e o documento do veículo. Sem isso, a ajuda entra na base e é tratada como salário. O aviso importante para 2026 é que a escala não foi revalorizada para a declaração de 2026, nem para a de 2025 — a última subida, de 5,4 %, foi em 2023 — enquanto o seguro, a manutenção e os preços dos carros não pararam, pelo que a escala é progressivamente menos generosa em termos reais mesmo que os números impressos sejam os mesmos.

Espanha: um só número, e o que esconde

Desde 17 de julho de 2023, o valor que um empregador pode pagar isento de imposto pelo uso do veículo próprio do trabalhador é de 0,26 € por cada quilómetro percorrido, desde que se justifique a realidade da deslocação, mais portagens e estacionamento com comprovativo. Substituiu 0,19 €, valor em vigor desde 2005 e já indefensável. A simplicidade é real e o seu custo também: o mesmo valor aplica-se a um citadino pequeno e a um carro grande, e a quem faz 2 000 quilómetros por ano e a quem faz 25 000, ainda que o custo real por quilómetro difira muito entre esses casos.

A consequência prática vê-se de imediato com uma comparação. Oito mil quilómetros profissionais valem 4 251 € na escala francesa de cinco cavalos e 2 080 € à taxa espanhola — uma diferença de 2 171 € para a mesma condução. Isso não torna a regra espanhola errada; significa que em Espanha o montante acima do valor isento, se o empregador pagar mais, é simplesmente salário tributável, e que um trabalhador cujo carro é mesmo caro de rodar está a absorver parte do custo. Se o seu empregador pagar exatamente o valor isento e nada mais, a pergunta a responder é se 0,26 cobre o seu carro, o que pode verificar com os seus custos anuais reais divididos pelos seus quilómetros anuais reais.

Itália: uma tabela por modelo e uma mudança de 2025 que contou

A Itália não fixa uma taxa única. O Automobile Club d'Italia elabora todos os anos, até 30 de novembro, tabelas nacionais de custo por quilómetro por modelo, o ministério publica-as até 31 de dezembro e produzem efeitos no ano fiscal seguinte. Para uma deslocação fora do município do local de trabalho, o código fiscal oferece três sistemas mutuamente exclusivos: uma ajuda diária fixa isenta até 46,48 € em Itália e 77,47 € no estrangeiro, líquida de viagem e transporte; um sistema misto em que essa ajuda é reduzida em um terço se alojamento ou refeições também forem reembolsados e em dois terços se ambos; e um sistema analítico que reembolsa custos documentados, com mais 15,49 € por dia de despesas não documentáveis isentas, 25,82 no estrangeiro. Nos três, uma ajuda por quilómetro calculada pelas tabelas é isenta quando devidamente comprovada.

A mudança que convém conhecer diz respeito às deslocações dentro do município. Até ao final de 2024 a lei só isentava as despesas de transporte comprovadas por documentos do transportador, ou seja na prática um táxi ou um bilhete de comboio — um reembolso por usar o carro próprio numa diligência local era integralmente tributável. O decreto delegado emitido em aplicação da lei de autorização de 2023 substituiu essa fórmula por despesas de viagem e transporte provadas e documentadas, suprimindo a referência ao transportador. Resultado: desde 1 de janeiro de 2025 uma ajuda por quilómetro baseada nas tabelas é isenta mesmo numa viagem dentro do município, desde que devidamente comprovada. As portagens documentadas são isentas como despesas de viagem, e o estacionamento também quando o comprovativo identifica sem ambiguidade o veículo e a permanência.

O que nenhuma das três escalas cobre

A primeira exclusão é a maior: a viagem entre casa e o local de trabalho habitual não é deslocação profissional em nenhum dos três sistemas. É trajeto casa-trabalho, e o alívio que exista para ele é uma regra à parte com os seus próprios limites. A segunda é a compra do veículo. Uma escala por quilómetro põe preço ao uso de um carro que já tem; não financiará comprá-lo, e se o seu emprego exigir um carro que de outro modo não teria comprado, a escala não foi feita para o deixar indemne. A terceira é tudo o que é fora do comum: um agravamento de seguro por uso profissional, um passe de estacionamento, uma limpeza depois de transportar equipamento. Alguns destes podem ser reembolsados à parte com comprovativo, e perguntar vale mais do que supor.

O teste para saber se uma escala o trata com justiça é uma conta de dez minutos. Some um ano completo de custos de utilização do seu carro — seguro, manutenção, pneus, imposto de circulação quando se aplique, combustível ou carregamento, e a diferença entre o que o carro valia em janeiro e o que vale agora — e divida pelos quilómetros percorridos. Compare esse número com o que a escala paga. Se a escala for maior, está a ganhar e pode continuar; se for menor, a diferença multiplicada pelos seus quilómetros profissionais é uma perda anual real, e é esse o número a pôr à frente de um empregador em vez de uma queixa genérica sobre a taxa.

Perguntas frequentes

O meu empregador paga menos do que a escala. Posso reclamar a diferença?

Do empregador não automaticamente — a escala é um teto fiscal e contributivo, não um direito. O que muitas vezes se pode fazer é recuperar a diferença pela sua própria declaração, onde um país permite deduzir despesas profissionais reais em vez de uma dedução padrão. Em França isso significa optar pelas despesas reais em vez da dedução fixa, e só compensa se o conjunto das suas despesas profissionais exceder essa dedução. A comparação tem de ser feita sobre toda a declaração, não só sobre os quilómetros, e a aritmética muda com o rendimento: calcule as duas versões antes de escolher.

Porque desce a taxa francesa por quilómetro quanto mais conduzo?

Porque os custos de um carro são em parte fixos e em parte variáveis, e a escala reflete isso. Seguro, impostos e boa parte da depreciação acontecem quer o carro ande quer não, por isso os primeiros mil quilómetros carregam uma parte pesada e o décimo milésimo quase nenhuma. A estrutura por escalões aproxima essa curva: para um carro de cinco cavalos, 0,636 € por quilómetro nos primeiros 5 000 desce para 0,53 € efetivos aos 8 000 e cerca de 0,45 € aos 15 000. Significa também que a escala premeia concentrar a condução profissional num veículo em vez de a repartir por dois.

Estas escalas aplicam-se também aos independentes?

Muitas vezes, mas em condições diferentes e por vezes com uma escala à parte. A França publica uma escala por quilómetro usada por assalariados e por certas profissões não comerciais, e uma escala distinta só de combustível para algumas empresas individuais em contabilidade simplificada — não é a mesma tabela nem são intercambiáveis. Um independente em regime forfetário normalmente não pode deduzir nada à parte, porque se considera que a dedução já inclui os custos do veículo. Confirme que instrumento se aplica ao seu estatuto antes de adotar um número que viu citado para assalariados.

Que registos tenho mesmo de guardar?

Mais do que a maioria guarda, e a exigência é a mesma no espírito em todo o lado: prova de que a deslocação existiu, prova da distância e prova de que o veículo é seu. Em França, um empregador que invoque a isenção deve ter o documento do veículo e um registo com os quilómetros por dia, além da justificação do carácter profissional da viagem; sem isso, a ajuda entra na base de contribuições. A Espanha exige que se justifique a realidade da deslocação. A Itália pede que a ajuda por quilómetro esteja provada e documentada, o que, depois da mudança de 2025, é precisamente o que torna isenta até uma viagem local. Um diário datado com destino, motivo e distância satisfaz os três, e leva um minuto por dia.

Um carro elétrico fica melhor ou pior com estas regras?

Melhor em França, neutro em Espanha e depende do modelo em Itália. A escala francesa acrescenta 20 % para veículo elétrico, o que em oito mil quilómetros num carro de cinco cavalos leva o valor de 4 251 € para 5 101,20 € — um reconhecimento de que o preço de compra, e portanto a depreciação, é mais alto, mesmo que a energia seja mais barata. O número único espanhol não distingue nada, por isso um elétrico com custo de utilização baixo sai relativamente bem face aos 0,26 € e um carro grande sai mal. As tabelas italianas são por modelo, por isso a resposta é o que a tabela disser para o seu; não há regra geral a citar.