Reisekosten: Pauschale oder tatsächliche Kosten — und wo die Schwelle liegt

Zwei Wege, und sie sind nicht überall offen

Frankreich schreibt die Wahl in zwei nummerierten Absätzen aus. Artikel 2 des Arrêté vom 4. September 2025 sagt, der Ersatz beruflicher Kosten erfolge entweder durch Erstattung der tatsächlich getragenen Ausgaben, wobei der Arbeitgeber die Belege vorzulegen hat, oder auf der Grundlage von Pauschalen, deren Beträge der Arbeitgeber innerhalb der im Arrêté gesetzten Grenzen abziehen darf. Der zweite Weg trägt eine Vermutung: Eine Pauschale bis zur Grenze gilt als zweckentsprechend verwendet. Niemand sammelt einen Beleg, niemand fordert den Überschuss zurück, und der Papierkram hört auf.

Deutschland schreibt die umgekehrte Anweisung. Paragraf 9 Absatz 4a des Einkommensteuergesetzes beginnt: „Mehraufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung sind nur nach Maßgabe der folgenden Sätze als Werbungskosten abziehbar.“ Der nächste Satz ordnet an, „zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen“. Die Formulierung ist kein Schmuck. Die Pauschale steht nicht neben dem Beleg zur Wahl, sie tritt an seine Stelle. Was du fürs Essen ausgegeben hast, ist rechtlich ohne Bedeutung für das, was du abziehen darfst.

Spanien macht wiederum etwas anderes, und der Unterschied ist leicht zu übersehen, weil die Zahlen aussehen wie in den beiden anderen Ländern. Die Beträge in Artikel 9 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung richten sich an den Zahlenden: Sie beschreiben, welcher Teil einer Reisekostenzahlung beim Arbeitnehmer steuerfrei bleibt. Nichts darin erlaubt dem Arbeitnehmer, selbst getragene Kosten abzuziehen. Artikel 19 des Einkommensteuergesetzes zählt auf, was ein Angestellter vom Bruttolohn abziehen darf — Sozialversicherung, Berufskammern, Gewerkschaftsbeiträge, bis zu 300 € Rechtsverteidigung — und endet mit 2 000 € sonstiger Kosten. Reisen steht nicht auf dieser Liste, und diese 2 000 € sind dieselben für jemanden, der das Jahr im Hotel verbracht hat, wie für jemanden, der das Büro nie verlassen hat.

Frankreich: Der Schnittpunkt ist der Tabellenbetrag, sonst nichts

Die französische Tabelle hat drei Verpflegungs- und zwei Übernachtungsbeträge. Die folgenden Beträge sind die Werte für 2026, im amtlichen Sozialversicherungsbulletin jeweils mit dem Zusatz „valeur au 1er janvier 2026“ versehen. Eine Mahlzeit auf Dienstreise, wenn der Arbeitnehmer weder nach Hause noch an den gewöhnlichen Arbeitsort zurückkann: 21,40 €. Eine Mahlzeit außerhalb der Betriebsräume, aber nicht im Restaurant — Baustelle, Fahrzeug, ein im Stehen gegessenes Mittagessen: 10,40 €. Eine Mahlzeit am Arbeitsplatz, wenn die Arbeitszeit es erzwingt, Nachtarbeit oder versetzte Schichten: 7,50 €. Bei einer längeren auswärtigen Tätigkeit beträgt die Unterkunft mit Frühstück 76,60 € am Tag in Paris und in den Departements Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis und Val-de-Marne und 56,80 € am Tag in den übrigen Departements des Mutterlands.

Weil der Belegweg vollständig und die Pauschale nur bis zu diesen Beträgen befreit ist, ist der Schnittpunkt der Betrag selbst. Darunter ist die Pauschale mehr wert als die Rechnung, darüber die Rechnung mehr als die Pauschale. Nehmen wir eine Fünftagesreise in der Provinz. Sparsame Fassung: fünf Mittagessen zu 14 € und vier Nächte zu 52 €, also 278 € echter Ausgaben gegen 5 × 21,40 + 4 × 56,80 = 334,20 € Pauschale — der Reisende liegt 56,20 € vorn, und niemand hebt einen Beleg auf. Teure Fassung: fünf Mahlzeiten zu 29 € und vier Nächte zu 118 €, also 617 € echter Ausgaben gegen dieselben 334,20 € — es fehlen 282,80 €, und der einzige Weg zum vollen Ersatz ist die Erstattung gegen Belege.

Es gibt einen zweiten Grund, warum der Belegweg bei langen Einsätzen gewinnt: Die Pauschalen werden gekürzt, die Rechnungen nicht. Artikel 5 desselben Arrêté senkt die befreite Pauschale auf 85 % ihres Werts, sobald der Einsatz am selben Ort drei Monate überschreitet, und auf 70 %, sobald er vierundzwanzig überschreitet, bis zum zweiundsiebzigsten Monat, insgesamt sechs Jahre. Beim Provinz-Übernachtungsbetrag von 56,80 € sind das 48,30 € und dann 39,80 € am Tag; beim Pariser Betrag von 76,60 € sind es 65,10 € und dann 53,60 €; bei der Mahlzeit zu 21,40 € sind es 18,20 € und dann 15,00 €. Die Logik: Ein Zweijahreseinsatz hört auf, ein Leben aus Hotel und Restaurant zu sein, und beginnt auszusehen wie Wohnen. Praktisch treibt ein langer Einsatz stetig zum Beleg hin.

Deutschland: eine Zahl, in Bruchteilen wieder abgezogen

Der deutsche Satz hat zwei Werte, und sie stehen im Gesetz, nicht in einer Tabelle. Paragraf 9 Absatz 4a des Einkommensteuergesetzes gibt 28 € für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend ist, und jeweils 14 € für An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung oder für einen Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung. Unter acht Stunden gibt es nichts. Eine Tagesreise von sieben Stunden fünfzig ist null wert, eine von acht Stunden zehn 14 € — die schärfste Kante der drei Systeme.

Vergessen wird die Kürzung. Wird eine Mahlzeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellt — Hotelfrühstück, Tagungsmittagessen —, wird die Pauschale um 20 % für das Frühstück und um je 40 % für Mittag- und Abendessen gekürzt, und die Prozentsätze gelten für den Satz eines vollen Tages, gleich was der einzelne Tag wert ist. Zwanzig Prozent von 28 € sind 5,60 €; vierzig Prozent sind 11,20 €. Eine Dreitagesreise ist 14 + 28 + 14 = 56 € wert, zwei Hotelfrühstücke bringen sie auf 44,80 €. Ein voller Tag, an dem der Arbeitgeber alle drei Mahlzeiten stellt, ergibt 28 − 5,60 − 11,20 − 11,20, also genau null. Und ein Reisetag zu 14 € mit gestelltem Abendessen ergibt 14 − 11,20 = 2,80 €, weil die 40 % auf die 28 und nicht auf die 14 gerechnet werden.

Die Übernachtung folgt der umgekehrten Regel, weshalb deutsche Reisekosten unstimmig wirken, bis man den Bauplan sieht. Für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers gibt es überhaupt keine Übernachtungspauschale: Es zählt die Rechnung. Die beiden Hälften derselben Reise folgen also gegensätzlichen Instinkten — die Verpflegungshälfte ignoriert, was du ausgegeben hast, die Hotelhälfte ist ausschließlich das. Eine gesetzliche Ausnahme gibt es, und sie ist eng: Ein Fahrer, der im Fahrzeug übernachtet, darf nach Paragraf 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5b eine Pauschale von 9 € je Kalendertag ansetzen, gerade weil es keine Rechnung vorzulegen gibt.

Spanien: eine Obergrenze für den Arbeitgeber, keine Wahl für den Arbeitnehmer

Artikel 9 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung setzt vier Verpflegungsbeträge und keinen Übernachtungsbetrag fest. Verpflegung auf einer Reise mit Übernachtung in einer anderen Gemeinde als der des gewöhnlichen Arbeitsorts und des Wohnsitzes: 53,34 € am Tag in Spanien, 91,35 € im Ausland. Verpflegung ohne Übernachtung: 26,67 € am Tag in Spanien, 48,08 € im Ausland. Die Unterkunft ist in Höhe der nachgewiesenen Kosten steuerfrei — die Rechnung, ohne Deckel. Fahrer von Güterfahrzeugen erhalten ohne Nachweis 15 € am Tag in Spanien und 25 € im Ausland, aus demselben Grund wie die deutschen 9 €: Es gibt nichts vorzulegen.

Weil der Betrag eine Obergrenze und kein Anspruch ist, kommt es darauf an, was darüber geschieht. Alles über 53,34 € am Tag ist gewöhnlicher Arbeitslohn: lohnsteuerpflichtig, arbeitnehmer- und arbeitgeberbeitragspflichtig. Ein Arbeitgeber, der runde 60 € am Tag zahlt, ist nicht um 6,66 € großzügig — er zahlt 6,66 € steuerpflichtigen Lohn. Auf 200 Reisetage sind das 1 332 € mehr im Jahresbrutto des Arbeitnehmers und obendrauf rund 400 € Arbeitgeberbeiträge bei einem Satz von 30 %. Ein Tagegeld auf eine sympathische Zahl aufzurunden gehört zu den teureren Verwaltungsgewohnheiten.

Und auf der Arbeitnehmerseite gibt es kein Gegengewicht. Die Liste in Artikel 19 des Einkommensteuergesetzes ist abschließend: Sozialversicherung und Pflichtsysteme, Berufskammern bis zu einer Grenze, Gewerkschaftsbeiträge, bis zu 300 € Rechtsverteidigung gegen den Arbeitgeber und 2 000 € sonstige Kosten, verdoppelt im Jahr, in dem ein Arbeitsloser für eine Stelle die Gemeinde wechselt, und erhöht für Menschen mit Behinderung. Mehr ist es nicht. Ein spanischer Arbeitnehmer, der eine Dienstreise aus eigener Tasche bezahlt hat und nie erstattet bekam, hat im Regelfall keine Zeile in der Erklärung dafür.

Jährlich? Nur eines der drei

Überall wird wiederholt, diese Sätze würden jährlich festgesetzt. Das gilt für Frankreich und für nichts anderes in diesem Artikel. Artikel 10 des Arrêté vom 4. September 2025 passt die Beträge seiner Artikel 3 bis 8 jeden 1. Januar an, gemäß der voraussichtlichen jahresdurchschnittlichen Verbraucherpreisentwicklung ohne Tabak aus dem Wirtschaftsbericht zum Haushaltsentwurf, gerundet auf volle zehn Cent; die daraus folgende Tabelle veröffentlicht die Einzugsstelle. Deshalb tragen die französischen Zahlen dieses Artikels die Jahreszahl 2026 und nicht bloß einen Rechtsverweis: Die Anpassung zum Jahr 2026 hob die Reisemahlzeit von 21,10 € auf 21,40 €, die Übernachtung außerhalb von Paris auf 56,80 € und den Pariser Betrag auf 76,60 €, rund 1,4 %. Im kommenden Januar bewegen sie sich erneut — lies das Jahr auf jeder französischen Zahl, bevor du sie verwendest.

Deutschland arbeitet nicht so. Die 28 € und die 14 € stehen im Gesetz, und nur ein Gesetz bewegt sie; das heutige Paar gilt seit 2020. Geändert hat sich für 2026 eine benachbarte Zahl, die damit verwechselt wird: die Entfernungspauschale. Das Steueränderungsgesetz 2025, am 23. Dezember 2025 im Bundesgesetzblatt verkündet, ersetzte den alten zweistufigen Satz — 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 darüber — durch 38 Cent für jeden vollen Kilometer ab dem ersten, gedeckelt bei 4 500 € im Jahr, erstmals für den Veranlagungszeitraum 2026. Das ist der Arbeitsweg, nicht die Dienstreise, und mit der Verpflegungspauschale hat es nichts zu tun.

Spanien ist der Extremfall: Die vier Verpflegungsbeträge gelten seit der Verordnung von 2007. Die einzige Reisezahl, die sich in fast zwei Jahrzehnten bewegt hat, ist der Kilometersatz, durch eine Verordnung vom 12. Juli 2023 mit Wirkung zum 17. Juli desselben Jahres von 0,19 auf 0,26 € je Kilometer angehoben. Italien ist noch statischer — die 46,48 € am Tag für Inlandsreisen und 77,47 € für das Ausland in Artikel 51 Absatz 5 des Einkommensteuer-Einheitstexts sind Umrechnungen von Lira-Beträgen, und derselbe Artikel nennt drei Erstattungssysteme, pauschal, gemischt und analytisch — die klarste Aussage überhaupt, dass die Wahl, um die es hier geht, eine echte ist. Die praktische Regel daraus: In Frankreich schlage die diesjährige Tabelle nach; in Deutschland, Spanien und Italien ist die Zahl, die du gelernt hast, wahrscheinlich noch die Zahl.

Die eigene Wahl des Arbeitnehmers, und die Zahl, die sie entscheidet

Alles Bisherige betrifft, was der Arbeitgeber zahlt. Es gibt eine zweite, davon getrennte Wahl, und wirklich anbieten tut sie nur Frankreich: In der Steuererklärung kann ein Angestellter den Pauschalabzug von 10 % nehmen oder stattdessen tatsächliche Werbungskosten geltend machen. Artikel 83 Nummer 3 des Steuergesetzbuchs in der am 1. Juli 2026 geltenden Fassung, geändert durch das Dekret Nr. 2026-562 vom 29. Juni 2026, setzt den Pauschalabzug auf 10 % mit einer Untergrenze von 509 € und einer Obergrenze von 14 555 € für Einkünfte des Jahres 2025. Die Obergrenze bedeutet: Über 145 550 € steuerpflichtigem Nettolohn wachsen die 10 % nicht mehr. Die Wahl ist jährlich, gilt für jedes Haushaltsmitglied einzeln und verpflichtet dazu, jede geltend gemachte Ausgabe zu belegen.

Die Arithmetik der Wahl ist einfach, und die Antwort überrascht: Tatsächliche Kosten gewinnen, sobald sie 10 % des steuerpflichtigen Nettolohns übersteigen, und bei einem Pendler geschieht das früher als gedacht. Nimm einen Lohn von 30 000 € und 220 Arbeitstage. Der Pauschalabzug beträgt 3 000 €. Allein der Verpflegungsmehraufwand — der Unterschied zwischen auswärts und zu Hause essen, von der Verwaltung für Einkünfte 2025 ohne Belege mit 5,45 € am Tag bewertet — ergibt 5,45 × 220 = 1 199 €. Bleiben 1 801 €, die aus Fahrtkosten kommen müssen, also 2 832 km im Jahr nach der Tabelle für fünf Steuer-PS: bei 220 Hin- und Rückfahrten 6,4 km je Richtung. Ohne den Verpflegungsanteil rückt der Schnittpunkt auf 10,7 km. Bei 45 000 € Lohn ergibt dieselbe Rechnung 12,1 km.

Deutschland und Spanien haben je ein Gegenstück zu den 10 %, und keines ist wirklich eine Wahl. Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag des Paragrafen 9a beträgt 1 230 €: Man bekommt ihn von Amts wegen und sieht ihn nur verschwinden, sobald nachgewiesene Kosten ihn übersteigen. Die 2 000 € sonstiger Kosten aus Artikel 19 in Spanien sind nicht einmal eine Untergrenze, die man schlagen könnte, weil es nichts gibt, womit man sie schlüge. Von den drei Ländern ist die Frage Pauschale oder tatsächliche Kosten also eine lebendige Entscheidung für einen französischen Arbeitnehmer, eine Schwellenfrage für einen deutschen und gar keine Frage für einen spanischen — dieselbe Schlussfolgerung wie auf der Arbeitgeberseite, nur vom anderen Ende her erreicht.

Häufige Fragen

Wenn ich weniger ausgebe als die Pauschale, behalte ich die Differenz?

Wo der Pauschalweg offen ist und der Betrag im Rahmen der Tabelle bleibt, ja — und genau darum geht es. In Frankreich vermutet Artikel 2 des Arrêté, dass eine Pauschale bis zur Grenze zweckentsprechend verwendet wurde: Niemand verlangt den Beleg, niemand holt den Überschuss zurück. Dieser Überschuss ist kein Schlupfloch, sondern der Preis dafür, keine Belege zu bearbeiten. Zwei Grenzen. Es gilt nicht mehr, sobald die Pauschale die Tabelle überschreitet: Der Überschuss wird gewöhnlicher Lohn, sofern der Arbeitgeber ihn nicht nachweist. Und die Tabelle ist eine steuerliche Obergrenze, kein Anspruch: Ein Arbeitgeber darf weniger zahlen oder stattdessen Belege verlangen. Anspruch geben dir Vertrag, Tarifvertrag oder die Regelung deines Arbeitgebers.

Kann ich in Deutschland die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend machen, wenn die Reise teuer war?

Nein, und das ist das häufigste Missverständnis bei deutschen Reisekosten. Paragraf 9 Absatz 4a des Einkommensteuergesetzes beginnt damit, dass Mehraufwendungen für Verpflegung nur nach Maßgabe der folgenden Sätze abziehbar sind, und diese Sätze legen pauschal 28 € und 14 € fest. Ein Abendessen für 90 € und ein belegtes Brötchen für 9 € ergeben denselben Abzug. Dein Arbeitgeber darf die 90 € nach seiner Reisekostenregelung natürlich erstatten, aber der Teil über der Pauschale ist steuerpflichtiger Lohn und keine steuerfreie Erstattung. Bei der Übernachtung ist es umgekehrt: Dort zählt allein die Rechnung, und eine Pauschale würde abgelehnt.

Deckt die Pauschale den Weg zwischen Wohnung und gewöhnlicher Arbeitsstätte ab?

Nein, in keinem der vier Länder. Dieser Weg ist Pendeln, keine Dienstreise, und er bleibt Sache des Arbeitnehmers — abgedeckt, wo überhaupt, durch ein eigenes und viel kleineres Instrument. In Deutschland ist das die Entfernungspauschale: 38 Cent für jeden vollen Kilometer ab dem ersten ab dem Veranlagungszeitraum 2026, gedeckelt bei 4 500 €. In Frankreich ist es die Kilometertabelle, aber nur innerhalb der Wahl für tatsächliche Kosten in der Erklärung und grundsätzlich nur bis 40 Kilometer je Richtung. Die Tabellen dieses Artikels beginnen dort, wo du deinen gewöhnlichen Arbeitsort verlässt, und enden, wenn du zurück bist.

Ich bin seit acht Monaten am selben Ort eingesetzt. Ändert sich etwas?

In Frankreich ja, und um einen festen Bruchteil. Artikel 5 des Arrêté senkt die befreite Pauschale auf 85 % ihres Werts, sobald der Einsatz an einem Ort drei Monate überschreitet, und auf 70 % ab vierundzwanzig Monaten, bis zum zweiundsiebzigsten Monat, insgesamt sechs Jahre. Beim Provinzbetrag von 56,80 € am Tag sind das 48,30 € und dann 39,80 €; beim Pariser Betrag von 76,60 € sind es 65,10 € und dann 53,60 €; bei der Mahlzeit zu 21,40 € sind es 18,20 € und dann 15,00 €. Die Begründung: Ein langer Einsatz hört auf, ein Leben aus Hotel und Restaurant zu sein. Die praktische Folge lohnt Beachtung: Der Belegweg wird nicht gekürzt und wird damit umso besser, je länger der Einsatz dauert.

Woran erkenne ich, ob die Zahlen in diesem Artikel noch gelten?

Indem du weißt, welche sich bewegen können und wie. Die französischen Beträge werden nach Artikel 10 des Arrêté vom 4. September 2025 jeden 1. Januar automatisch zur voraussichtlichen Inflationsrate angepasst, auf zehn Cent gerundet, und die Tabelle veröffentlicht die Einzugsstelle — die französischen Zahlen hier sind die Werte dieser Tabelle für 2026, und die für 2027 werden rund anderthalb Prozent höher liegen. Die deutschen 28 und 14 bewegen sich nur durch ein Gesetz, und seit 2020 hat es keines getan. Die spanischen 53,34 und 26,67 bewegen sich seit der Verordnung von 2007 nicht, und die italienischen 46,48 und 77,47 sind umgerechnete Lira-Beträge. Diese Asymmetrie nützt mehr als jede einzelne Zahl: In Frankreich nachschlagen; sonst ist die Zahl, die du gelernt hast, wahrscheinlich noch die Zahl.