Uma assinatura desenhada é uma assinatura real — mas não qualificada

Três níveis, e o que os separa

O primeiro nível define-se por exclusão: quaisquer dados em formato eletrónico apensos ou logicamente associados a outros dados, que o signatário utiliza para assinar. Um rabisco desenhado, um nome escrito, uma imagem digitalizada da sua assinatura, uma caixa assinalada — tudo isso cabe. A fasquia é deliberadamente baixa, porque o objeto da definição é impedir que os tribunais afastem prova eletrónica por um tecnicismo, não certificar o que quer que seja.

O segundo nível acrescenta quatro requisitos de uma vez: a assinatura está ligada de modo unívoco ao signatário, permite identificá-lo, é criada com dados que o signatário pode utilizar sob o seu controlo exclusivo, e está ligada aos dados assinados de tal modo que qualquer alteração posterior seja detetável. Esse último requisito é o que uma imagem desenhada nunca pode cumprir, porque uma imagem pousada sobre uma página não tem relação com os bytes dessa página. O terceiro nível pega numa assinatura avançada e acrescenta dois factos institucionais: foi criada num dispositivo qualificado e assenta num certificado de um prestador que um Estado-Membro verificou e inscreveu numa lista. Esses dois factos são o que ganha a equivalência à assinatura manuscrita, e são precisamente as partes que nenhum programa a correr na sua própria máquina pode produzir.

O que é realmente uma assinatura desenhada, dentro do ficheiro

É uma imagem colocada sobre uma página. A ferramenta incorpora uma imagem e desenha-a nas coordenadas que escolheu, tal como colocaria um logótipo ou um carimbo. Nada nessa operação prende a imagem ao conteúdo que está por baixo: a página pode ser editada depois, os números mudados, uma cláusula substituída, e a assinatura ficará ali igual porque nunca soube sobre o que estava pousada. Não é um defeito de implementação. É o que desenhar significa.

Uma assinatura criptográfica funciona ao contrário. Calcula um resumo sobre os bytes exatos do documento e cifra esse resumo com uma chave privada, de modo que o valor obtido é uma afirmação sobre este ficheiro e nenhum outro. Mude um caractere e o resumo já não corresponde, e todo o leitor é avisado de que a assinatura é inválida. É essa a propriedade que as pessoas imaginam obter ao desenhar o nome, e convém saber que não a obtêm.

Quando uma assinatura simples é a resposta certa

Na maior parte das vezes. O volume de documentos que precisam de assinatura excede em muito o dos que alguma vez serão contestados, e tratar cada aprovação interna como se fosse uma escritura é uma forma de nada ser assinado. Uma assinatura desenhada é proporcionada onde as partes já se conhecem, os montantes são correntes e a prova envolvente é sólida — um orçamento assinado devolvido por correio a partir de um endereço conhecido, dentro de uma cadeia que estabelece quem aceitou o quê e quando, é na prática extremamente difícil de desdizer.

Quando não é, e nenhum cuidado ajudará

Duas situações mudam a resposta por completo. A primeira é aquela em que o direito nacional impõe uma forma: a transmissão de um imóvel, certos atos de direito do trabalho e da família, as declarações sob compromisso, e tudo o que um notário tenha de receber. Aí a exigência não é que exista uma assinatura mas que seja de uma espécie determinada, e uma assinatura simples não se torna suficiente por ter sido aposta com cuidado. A segunda é aquela em que antecipa um litígio — um despedimento, uma transação contestada, uma contraparte em quem não confia — porque é aí que a ausência de presunção lhe custará exatamente. Ambas são casos de assinatura qualificada de um prestador de confiança, obtida pelo processo dele e não produzida no seu próprio dispositivo.

A armadilha prática: assinar e depois editar

Como uma assinatura desenhada é só uma imagem, qualquer operação posterior sobre o documento deixa-a no lugar sem que nada se note — juntar o ficheiro a um processo, comprimi-lo, dividi-lo, acrescentar uma página. A assinatura viaja com ele, com ar válido, sem dizer nada sobre aquilo ao lado de que está agora. A ordem conta mais do que parece: monte o documento por completo, assine no fim, e se algo mudar depois, assine a versão nova em vez de reutilizar a assinatura antiga.

Perguntas frequentes

Uma assinatura que desenhei num PDF é juridicamente vinculativa?

Na maioria dos casos sim, porque a maioria dos contratos não exige forma especial e pode ser celebrada por qualquer meio que revele acordo. A assinatura é prova desse acordo, e o artigo 25.º, n.º 1, impede um tribunal de a ignorar só por ser eletrónica. A ressalva é que prova menos do que se pensa: por si só não estabelece quem apôs a marca, e nada diz sobre se o documento mudou depois. Onde a lei impõe forma, ou onde o montante torna um litígio realista, use uma assinatura qualificada.

Imprimir, assinar e digitalizar torna-a mais forte?

Não de forma significativa. Uma digitalização de assinatura manuscrita continua a ser uma imagem numa página, e é talvez mais fraca do que uma desenhada porque se copia trivialmente de qualquer outro documento que alguma vez tenha assinado. Custa uma impressora, um digitalizador e dez minutos, e compra uma sensação em vez de uma propriedade jurídica. Se o documento importa o suficiente para justificar o ritual, importa o suficiente para justificar uma assinatura qualificada, que leva menos tempo do que a ida e volta pelo papel.

Como obtenho uma assinatura qualificada?

De um prestador qualificado de serviços de confiança, e só de um. Cada Estado-Membro publica uma lista de confiança dos prestadores que supervisiona, e a Comissão Europeia agrega essas listas; um prestador que não conste de uma não é qualificado, diga o que disser a sua publicidade. O processo inclui verificação de identidade, que é a parte que leva tempo e também a que faz o trabalho. Conte com provar quem é uma vez, e depois assinar as vezes que quiser. Nenhuma ferramenta que execute por si mesmo, incluindo esta, pode substituir esse passo.

Isto aplica-se fora da União Europeia?

A estrutura de três níveis é europeia. Outros sistemas chegam na prática a um lugar semelhante por outros caminhos: várias jurisdições de common law têm quase qualquer marca eletrónica por suficiente na maioria dos contratos, cabendo o ónus a quem invoca uma assinatura de a provar. A lição estável entre sistemas é aquela sobre a qual este artigo se constrói: uma marca numa página é indício, não demonstração, e onde o que está em jogo o justifique, use um método que ligue a assinatura ao conteúdo do documento.

Enviaram-me um PDF com uma imagem de assinatura. Devo aceitá-lo?

Normalmente sim, e guarde o contexto que veio com ele. O correio em que chegou, o endereço de origem, a cadeia que o precedeu e a data são a prova que transforma uma imagem numa assinatura em que se pode apoiar — nada disso está no PDF. Guarde a mensagem ao lado do documento em vez de arquivar o anexo sozinho. Se o que está em jogo tornasse um litígio compensador para alguém, peça antes uma assinatura qualificada, e espere que o pedido seja compreendido e não mal recebido.