Juntar um processo num só PDF, pela ordem certa

O erro de ordem está na ordenação, não em si

Quase todas as junções que voltam recusadas voltam pela mesma razão, e não é descuido. Os nomes de ficheiros são texto, e o texto ordena-se caractere a caractere: «1» vem antes de «2», por isso «10-recibo» vem antes de «2-recibo», porque a comparação para no primeiro caractere e nunca chega ao resto. Uma pasta com onze documentos nomeados de 1 a 11 apresenta-se como 1, 10, 11, 2, 3, 4… e uma ferramenta de junção que respeita a ordem que recebeu produzirá fielmente um documento exatamente nessa sequência.

Alguns gestores de ficheiros escondem isto com uma ordenação natural, que lê séries de dígitos como números e põe 2 antes de 10. É útil no ecrã e traiçoeiro na prática, porque essa amabilidade não é portátil: a mesma pasta ordenada de um modo no seu gestor chega ordenada do outro numa caixa de envio web, numa linha de comandos ou na máquina de um colega. Os prefixos de dois dígitos são imunes à diferença — 02 fica antes de 10 sob ambas as regras — e não custam nada. Passados os cem ficheiros, use três dígitos, pela mesma razão.

O tamanho de página é guardado por página, e isso surpreende

Um PDF não tem tamanho; cada uma das suas páginas tem. A junção, portanto, nunca redimensiona nada — copia as páginas com as dimensões intactas, que é exatamente o comportamento que quer quando as páginas são provas e exatamente o que produz um resultado feio quando não são. Um processo com um contrato A4, um passaporte fotografado em 4:3, um extrato bancário exportado em Carta americana e uma folha ao baixo são quatro papéis diferentes encadernados juntos, e imprimirá como quatro papéis diferentes.

Se convém corrigir depende do leitor. Um sistema que ingere o ficheiro e o mostra no ecrã não quer saber, e normalizar não custa nada mas também não rende nada. Uma pessoa que imprime o processo para o ler quer saber, e quem tiver de arquivar a cópia impressa também. Quando normalizar, dimensione em vez de cortar: cortar um documento de identidade digitalizado para caber em A4 pode cortar um canto de carimbo, e um documento com um canto em falta é devolvido.

A junção destrói uma assinatura eletrónica, sempre

Este custa tempo real, porque a falha é silenciosa. Uma assinatura eletrónica é uma afirmação criptográfica sobre uma sequência de bytes concreta: este ficheiro exato, inalterado desde que o assinei. A junção produz um ficheiro novo com uma sequência nova, por isso a afirmação já não corresponde a nada, e a assinatura não é transportada — é invalidada ou removida. O processo junto abre perfeitamente e parece certo. Simplesmente já não está assinado, e a primeira pessoa que verificar dirá isso.

Há duas respostas praticáveis e uma que não é. As praticáveis: enviar os documentos assinados como anexos separados junto do processo junto, que é o que a maioria dos procedimentos espera de qualquer forma; ou juntar tudo o que não está assinado e apor uma assinatura ao conjunto acabado, o que é mais forte porque passa a cobrir toda a submissão. A que não funciona é juntar e esperar — uma assinatura não pode ser reatada a um documento que não descreve. Se não souber se um ficheiro está assinado, abra-o e procure um painel de assinatura antes de planear a junção, não depois.

Os ficheiros cifrados param a junção antes de começar

Os bancos e os sistemas de salários enviam habitualmente os extratos como PDF protegidos por palavra-passe, muitas vezes derivada de uma data de nascimento ou de um número de cliente. Uma ferramenta de junção não consegue ler a estrutura de páginas de um ficheiro cifrado, por isso não consegue extrair páginas dele, e recusará em vez de produzir um resultado partido. Retire a proteção com a palavra-passe que já tem, junte, e depois decida se o conjunto acabado precisa de ser protegido de novo — para um documento prestes a ser enviado para um portal por ligação cifrada, normalmente não.

As fotografias de documentos precisam de conversão prévia

Metade de qualquer processo moderno chega em fotografias de telemóvel: um cartão de identidade, uma fatura de energia, uma nota manuscrita. Isso são imagens, não páginas, e uma ferramenta de junção que espera PDF não as sabe colocar. Converta-as primeiro para PDF e tornam-se páginas comuns que se juntam em sequência com o resto. Fazer a conversão deliberadamente é também o momento de corrigir o que faz recusar documentos — uma foto tirada de lado, uma sombra sobre o texto, uma resolução muito acima do que alguém precisa.

O controlo de dois segundos que apanha o erro caro

Some o número de páginas das partes antes de juntar e compare com o total depois. Se baterem certo, nada foi descartado em silêncio; se não, um ficheiro não carregou e a ferramenta disse-lho numa mensagem por que passou. Depois abra o resultado e verifique a primeira página de cada secção. Os dois controlos juntos demoram menos do que ler este parágrafo, e apanham as duas falhas que realmente lhe custam uma semana: um documento em falta, e um processo na ordem errada que o destinatário lê como descuido.

Perguntas frequentes

As páginas saíram na ordem errada. Posso corrigir sem começar de novo?

Sim — reordenar páginas no ficheiro junto é uma operação separada e funciona bem, e para um punhado de páginas mal colocadas é mais rápido do que refazer a junção. Mas se todo o processo estiver baralhado, mudar o nome das fontes com prefixos de dois dígitos e voltar a juntar é mais rápido e menos sujeito a erro do que arrastar trinta páginas, e deixa-lhe uma pasta que juntará bem da próxima vez que tiver de acrescentar um documento.

Há um limite de ficheiros que posso juntar de uma vez?

Não um fixo — a restrição é a memória do seu dispositivo, porque o resultado inteiro é montado aí antes de ser guardado. Num portátil, um processo de algumas dezenas de documentos comuns não levanta problema. Onde pode tropeçar é em centenas de páginas de digitalizações de alta resolução num telemóvel, o que pode levar o navegador a reclamar o separador. Se acontecer, junte em duas metades e depois junte as metades: o pico de memória cai para cerca de metade.

Devo juntar tudo, ou enviar ficheiros separados?

Faça o que quem pede pediu, porque a instrução costuma refletir como o sistema deles o ingere. Quando não disseram, um processo junto pela ordem anunciada é a opção mais segura para um analista humano, e ficheiros separados e nomeados são mais seguros onde um sistema associa cada documento a um ponto de uma lista. Duas exceções sobrepõem-se a ambas: os documentos assinados vão à parte para a assinatura sobreviver, e tudo o que fizesse ultrapassar um limite de anexo é melhor dividido do que degradado.

Um dos meus ficheiros não apareceu no resultado. Porquê em silêncio?

Raramente é mesmo silencioso — a mensagem costuma ter aparecido e passado, ou o ficheiro foi posto de lado no carregamento antes de carregar no botão. As causas habituais são um ficheiro que não é mesmo um PDF apesar da extensão, um descarregamento corrompido que nunca terminou, ou um ficheiro cifrado. É exatamente o que o controlo do número de páginas apanha: se as partes somam 47 páginas e o resultado tem 39, falta um documento e sabe-o antes do destinatário.

A junção reduz a qualidade?

Não. Uma junção copia os objetos de página de um documento para outro sem descodificar nem recodificar nada, por isso o texto continua texto e uma imagem dentro de uma página chega como a mesma imagem. O resultado é a soma das partes, em peso e em páginas, salvo uma pequena poupança estrutural por recursos partilhados. Se depois precisar dele mais pequeno, comprima o ficheiro junto como passo separado em vez de procurar um ajuste de junção que não existe.