La rotación de personal: lo que cuesta y cómo contarla

La tasa es una discusión sobre el denominador

La fórmula que todo el mundo cita es bajas dividido entre plantilla media del periodo, por 100. El numerador parece obvio y el denominador parece un tecnicismo. Es al revés. Toma el año de una empresa: 200 empleados el 1 de enero, 240 el 31 de diciembre, 33 salidas. La plantilla media es (200 + 240) ÷ 2 = 220, así que la tasa es 33 ÷ 220 = 15,0 %. Calcúlala ahora de las otras tres formas en que realmente se calcula. Sobre la plantilla de cierre: 33 ÷ 240 = 13,75 %. Sobre la de apertura: 33 ÷ 200 = 16,5 %. Y de esas 33 salidas, 8 eran contratos temporales que sencillamente llegaron a su fecha pactada; quítalos y la tasa sobre plantilla media cae a 25 ÷ 220 = 11,36 %.

Cuatro métodos defendibles, un solo conjunto de datos, respuestas del 11,36 % al 16,5 % — una horquilla de 5,1 puntos, y la más alta es 1,45 veces la más baja. Nada de eso es mentira. Lo que lo vuelve inútil es comparar tu 11,36 % con el 16,5 % de otro sin saber qué convención usó cada uno. La regla que lo arregla no es «usa mi método», es: publica la convención junto a la cifra, y no la cambies a mitad de serie.

Una última trampa de denominador, para empresas en crecimiento. El atajo (apertura + cierre) ÷ 2 supone que la plantilla creció de forma regular. Si todo ese aumento de 40 personas ocurrió en diciembre, la media verdadera — la de trece lecturas mensuales — es 203,08, y la tasa 16,25 % en vez de 15,0 %. En una empresa que contrata a tirones, la plantilla media debe calcularse desde los recuentos mensuales de nómina, no desde dos fechas.

Voluntaria, forzosa, lamentada o no

Una única tasa mezclada esconde la única distinción que importa. Reparte las mismas 33 salidas: 11 dimisiones que la empresa lamenta; 9 dimisiones que la alivian; 5 despidos; 8 fines de contrato temporal. Sobre la plantilla media son tasas del 5,0 %, 4,09 %, 2,27 % y 3,64 %. La tasa de dimisiones lamentadas — 5,0 % — es la que mide si la buena gente quiere quedarse. Es un tercio del 15,0 % mezclado, y es la única de las cuatro contra la que puede juzgarse un programa de retención.

Aquí es también donde la ley nacional hace genuinamente difícil la comparación transfronteriza, y conviene decirlo en vez de presentar las reglas de un país como universales. Qué cuenta como baja, si un contrato temporal que llega a su fin es siquiera una salida, cuánto dura un preaviso, qué exige un despido y cuánto cuesta: todo eso difiere bastante entre mercados, y los institutos estadísticos que publican series de rotación no clasifican todos igual. El mecanismo es el mismo en todas partes — alguien deja de trabajar contigo y hay que cubrir el puesto — pero el envoltorio jurídico no lo es, así que una tasa importada de otro país tiene que venir con su definición.

Costear una salida, componente a componente

Verás la rotación costeada como un múltiplo del salario — la mitad, una vez, dos veces. Trata cada una de esas cifras con desconfianza salvo que puedas rastrearla hasta un estudio publicado y nombrado, con su método, porque el múltiplo depende por completo del puesto, del mercado y de lo que el autor decidió incluir. Constrúyelo tú. Toma un puesto de 60 000 € con un 30 % de cotizaciones a cargo de la empresa — un tipo que debes sustituir por el tuyo, porque es de lo que más varía entre países. Sale un coste total de 78 000 € al año, o 6 500 € al mes, que es la unidad en que se mide cada componente de abajo.

La vacante es la producción no realizada mientras el puesto está vacío. Supón dos meses y supón que el equipo cubre la mitad del trabajo con horas extra o un externo: 2 × 6 500 € × 50 % = 6 500 €. La selección son honorarios de consultora más tiempo interno: el 20 % del salario son 12 000 €, y cuarenta horas de responsable y entrevistadores a 50 € de coste total son 2 000 €, en total 14 000 €. Incorporación, equipo, alta informática y formación de acogida: 3 000 €, importe fijo declarado. Un compañero dedicando una décima parte de su tiempo a tutorizar durante tres meses: 0,10 × 3 × 6 500 € = 1 950 €.

La rampa es la partida dominante y la que nadie contabiliza. Un recién incorporado cobra completo desde el primer día y no es plenamente productivo hasta meses después. Supón seis meses hasta la plena eficacia y una brecha media de productividad del 50 % en ese periodo — importa menos la forma que el área bajo la curva — y el déficit es 6 × 6 500 € × 50 % = 19 500 €. Suma los cinco componentes y una salida cuesta 44 950 €: un 74,9 % del salario, un 57,6 % del coste total, con la rampa sola en el 43,4 % del conjunto. Cada uno de esos números se mueve con tus hipótesis, y por eso justamente hay que escribirlas. Cambia solo la rampa — 3, 6, 9 o 12 meses — y el total pasa a 35 200 €, 44 950 €, 54 700 € o 64 450 €, es decir 58,7 %, 74,9 %, 91,2 % o 107,4 % del salario.

Lo que cuesta el año entero, y lo que cuesta arreglarlo

Escala el coste unitario. Treinta y tres salidas a 44 950 € son 1 483 350 € al año, frente a una masa salarial de 220 × 60 000 € = 13 200 000 € — un 11,24 % del gasto salarial, del que nada aparece en ninguna línea de la cuenta de resultados. Quédate solo con las once dimisiones lamentadas y son 494 450 €. Esa segunda cifra es el presupuesto honesto de un programa de retención: si un cambio en retribución, dirección o condiciones de trabajo cuesta menos de 494 450 € al año y elimina aunque sea la mitad de esas once, se paga solo. La cifra mezclada de 1 483 350 € no sería un objetivo justo, porque los ocho fines de contrato temporal y la mayoría de los cinco despidos no eran fracasos que prevenir.

Por qué la tasa de un equipo pequeño es ruido

Una persona que deja un equipo de cinco es una tasa del 20 %. Dos, del 40 %. No hay nada intermedio, porque la tasa solo puede valer 0, 20, 40, 60, 80 y 100 — la aritmética no tiene resolución por debajo de veinte puntos. Modélalo bien: si cada una de esas cinco personas tiene independientemente un 15 % de probabilidad de irse en el año, el número de salidas sigue una binomial. Las probabilidades son del 44,37 % de que no se vaya nadie, 39,15 % de que se vaya una, 13,82 % de que se vayan dos, 2,44 % para tres, 0,22 % para cuatro y 0,01 % para las cinco.

Lee esos números como un problema de gestión. Un equipo con una tasa subyacente perfectamente ordinaria del 15 % declarará un 0 % de rotación el 44,37 % de las veces y un 40 % o peor el 16,48 % de las veces. Juntos, declara «perfecto» o «crisis» en el 60,85 % de los años, y el responsable no hizo nada distinto en ninguno de los dos casos. La desviación típica de la tasa observada dice lo mismo en un solo número: 15,97 puntos con cinco personas, 11,29 con diez, 7,98 con veinte, 5,05 con cincuenta y 2,52 con doscientas. Con n = 5, una tasa observada del 30 % o más ocurre por puro azar el 16,48 % de las veces; con n = 50, el 0,53 %.

La consecuencia práctica es una regla de publicación. No publiques una tasa de rotación para una unidad tan pequeña que una salida la mueva más de unos pocos puntos, y no bases en ella una conversación de desempeño. Agrega los equipos pequeños en una función, o alarga la ventana a tres años para que el denominador sean personas-año y no personas. Si tienes que mirar un solo equipo pequeño, mira el número de salidas y los motivos alegados, que sí llevan información, y no un porcentaje que es sobre todo un artefacto aritmético.

Preguntas frecuentes

¿Los contratos temporales que llegan a su fin cuentan como rotación?

Depende de lo que estés midiendo, y la respuesta honesta es publicar ambas. Si preguntas cuánto trabajo de reemplazo genera la organización, cuentan — el puesto hay que cubrirlo igual. Si preguntas si la gente quiere quedarse, no cuentan, porque nadie eligió irse. En nuestros datos la diferencia es 15,0 % incluyéndolos y 11,36 % excluyéndolos. La práctica nacional también varía: los países difieren en con qué libertad pueden usarse los contratos temporales y en si sus institutos estadísticos tratan un vencimiento como una separación, así que declara tu criterio.

¿El coste de la rotación equivale de verdad a un salario anual?

A veces, y solo por casualidad. Nuestra construcción da un 74,9 % del salario para un puesto con dos meses de vacante y seis de rampa. Alarga la rampa a doce meses y la misma construcción da un 107,4 %. Acórtala a tres y da un 58,7 %. La respuesta no es una constante; es una función del tiempo de cobertura, del tiempo hasta la plena productividad y de lo caro que sea tu canal de contratación. Cualquier múltiplo único citado sin esos datos describe el puesto de otro en otro mercado — construye el tuyo y etiqueta cada hipótesis.

¿Por qué la rampa es el mayor componente si el nuevo ya está trabajando?

Porque cobra completo mientras produce menos del total, y la brecha dura meses, no semanas. Seis meses a un 50 % de déficit medio sobre un coste total mensual de 6 500 € son 19 500 € — el 43,4 % de nuestro total y más que los honorarios de selección. No aparece en ningún presupuesto porque no hay factura: la nómina paga lo mismo que pagaría a alguien plenamente productivo. Esa invisibilidad explica la omisión sistemática, y esa omisión es lo que hace parecer la rotación más barata de lo que es.

¿Cuál es una buena tasa de rotación?

No existe un número universal, y quien cite uno sin nombrar una fuente publicada, un sector y una convención de conteo está adivinando. La rotación varía enormemente por sector, antigüedad, tipo de contrato y país, e incluso las series oficiales se construyen sobre definiciones distintas. La comparación útil es contra ti mismo: misma convención, misma población, trimestre tras trimestre, separando lo lamentado de lo no lamentado. Una tasa de dimisiones lamentadas que sube es una señal sea cual sea su nivel; una tasa mezclada comparada con un referente que no puedes rastrear, no.

¿Sobre qué periodo hay que medir la tasa?

Lo bastante largo para que el denominador tenga peso estadístico, lo que en la mayoría de organizaciones significa doce meses móviles y no un trimestre. Una tasa trimestral sobre una población pequeña se mueve violentamente por razones ajenas a la gestión: con cinco personas la desviación típica de la tasa anual ya es de 15,97 puntos, y una ventana trimestral lo empeora. Doce meses móviles, calculados cada mes, dan una serie suave que aun así gira cuando algo real cambia.