Lo que una reunión le cuesta a la empresa, y para qué sirve esa cifra

Qué calcula realmente el contador

Tres entradas, una fórmula, cinco salidas. El coste por segundo son los asistentes multiplicados por la tarifa horaria y divididos entre 3.600; el número grande de la pantalla es eso multiplicado por los segundos transcurridos desde que pulsaste Iniciar. Debajo aparecen el coste por persona, el coste por minuto, la proyección a una hora y una línea que convierte el total en curso en cafés y pizzas. No pasa nada más, y no se guarda nada.

Dos de ellas merecen una advertencia. La línea de cafés y pizzas divide el total en curso entre 5 y entre 15, y esos dos divisores están fijados en el código: no cambian cuando cambias de moneda en el selector, que ofrece veintiuna, del euro al kwanza angoleño. Y el contador de tiempo no lee el reloj: suma un cuarto de segundo cada vez que se dispara un temporizador de 250 milisegundos. Como los navegadores limitan los temporizadores de las pestañas en segundo plano a uno por segundo aproximadamente, un contador dejado corriendo en una pestaña que no estás mirando avanza unas cuatro veces más despacio. Deja la pestaña delante, o quédate con la proyección.

Coste completo: qué cubre y qué no mide nadie

Un sueldo es lo que llega a la cuenta de alguien. Lo que una hora de su atención le cuesta a la empresa es mayor, y la diferencia tiene nombre: cotizaciones del empleador, seguros, pensiones, vacaciones pagadas. Eurostat lo mide como una proporción. En 2025 los costes no salariales suponían el 24,8 % del coste laboral en la Unión y el 25,6 % en la zona euro; Francia registró la proporción más alta de la Unión, un 32,3 %, por delante de Suecia (31,7 %) y Eslovaquia (28,6 %). Una proporción del 32,3 % equivale a multiplicar el bruto por 1,48; una del 25,6 %, por 1,34.

Una regla práctica extendida sitúa el coste completo entre 1,25 y 1,4 veces el bruto. Frente a las series oficiales se queda corta por arriba: solo la parte no salarial ya lleva a Francia a 1,48. También invita a una comparación que no se sostiene, porque las dos orillas del Atlántico no cuentan igual. La BLS estadounidense clasifica las vacaciones pagadas — festivos, bajas — como prestación. Eurostat clasifica los pagos por días no trabajados dentro de los salarios, y sus costes no salariales son las cotizaciones sociales del empleador más los impuestos sobre el empleo, menos las subvenciones. Una proporción europea que parece menor no mide, por tanto, un empleado más barato: mide otra cosa. Usa el ratio de tu mercado y no conviertas uno en otro.

Queda la parte que ninguna de esas estadísticas contiene. Equipos, licencias de software, los metros cuadrados sobre los que alguien se sienta, la fracción del equipo de informática que mantiene su portátil en marcha — costes reales todos ellos, y ninguna serie pública los mide por empleado y hora. Algunas organizaciones conocen su propia cifra, sacada de su contabilidad. Si tú no la tienes, déjala fuera y dilo: es lo que hace este artículo. Un gasto general inventado es peor que un hueco reconocido, porque después sobrevive en todos los cálculos que se construyan encima.

No hay casilla de recargo: la casilla de la tarifa hace de coeficiente

Es lo más importante que hay que saber de esta herramienta. Nada en ella incrementa tu cifra. La casilla se llama «Tarifa horaria media», y lo que pongas ahí se multiplica directamente por el número de asistentes y por los segundos. Escribe una tarifa de nómina y el contador infravalorará alegremente el coste en un tercio largo, con aire de precisión.

Haz, pues, la multiplicación antes de abrir la herramienta. Toma el bruto por hora — sueldo anual dividido entre las horas realmente trabajadas en el año —, multiplica por el ratio de tu mercado y escribe el resultado. Redondea a algo defendible en vez de a un decimal engañoso: esa entrada es una media sobre una sala de personas con sueldos distintos, y una cifra al céntimo sugiere una precisión que el dato nunca tuvo.

La cifra sirve para decidir, no para avergonzar a nadie

Un contador proyectado en la pared es un truco de salón. Produce un suspiro, un chiste y ningún cambio, porque la cifra de una reunión aislada responde a una pregunta que nadie ha hecho: ¿mereció la pena esta hora? Casi todas las horas merecen la pena, o no, por razones que nada tienen que ver con la nómina. El criterio, el desacuerdo, una decisión que exigía a seis personas en el mismo sitio — un cronómetro no pone precio a eso.

La pregunta a la que la cifra sí responde tiene que ver con la reunión periódica. Una reunión fija no es una decisión tomada una vez; es una decisión que se vuelve a tomar, sin examinar, cada semana. Multiplica la sesión por el número de veces que ocurre en un año y tendrás algo que poner al lado de su alternativa. Ocho personas, media hora, cuarenta y seis semanas: 11.408 € en el ejemplo de arriba, es decir, una contratación, un programa o un estudio. Esa sí es una comparación que una sala puede sostener.

Una nota escrita cuesta tiempo de escritura más tiempo de lectura

La comparación solo es honesta si la alternativa se tarifica bien, y «escríbelo mejor» no es gratis. Tiene dos mitades. Alguien dedica tiempo a escribir, una vez. Después cada lector dedica tiempo a leer, en paralelo — que es justamente por lo que la alternativa sale más barata, porque se lee más rápido de lo que se escucha y ocho personas lo hacen a la vez en lugar de en fila.

Hazlo a la misma tarifa, para que los dos lados sean comparables. Veinticinco minutos de redacción a 62 € la hora son 25,83 €. Siete lectores a cuatro minutos cada uno son 28,93 €. Total 54,76 €, frente a 248 € de la reunión — alrededor de una quinta parte. En cuarenta y seis semanas eso son 2.519 € frente a 11.408 €. La aritmética se hace aquí, en el texto, no en la herramienta: el contador no tiene segundo escenario ni modo nota, así que la forma honesta de usarlo para esto es lanzarlo dos veces, una con ocho asistentes durante treinta minutos y otra con los minutos de escritura y lectura sumados en un solo tiempo transcurrido.

Vale la pena nombrar también dónde gana la reunión, porque la aritmética siempre favorece a la nota y la aritmética no es toda la respuesta. Una nota va en una sola dirección. Cuando se trata de llegar a una decisión que varias personas tienen que discutir, o de oír lo que nadie escribiría, la reunión es el instrumento más barato incluso a veinte veces el precio, porque la alternativa son cuatro días de malentendido asíncrono. Lo que la cifra mata es el punto de situación periódico, que no es más que una nota leída en voz alta.

Preguntas frecuentes

¿La calculadora aplica un coeficiente de carga?

No. No hay casilla de cargas ni coeficiente oculto. Todo el cálculo se reduce a asistentes × tarifa horaria × segundos transcurridos ÷ 3.600, y la tarifa es exactamente la que has escrito. Si introduces una tarifa de nómina obtienes una respuesta de nómina, que infravalora el coste real en torno a un tercio en la zona euro. Incrementa tú la tarifa antes de escribirla.

¿Por qué la herramienta muestra cero al abrirla?

Porque es un contador, no un planificador: el coste es la tarifa multiplicada por los segundos transcurridos desde que pulsaste Iniciar, y antes de eso no hay segundos. Si quieres una cifra sin lanzar un cronómetro, lee la proyección a una hora, que es asistentes × tarifa y se actualiza en cuanto cambias cualquiera de los dos. Para una reunión de treinta minutos, divídela entre dos.

¿Qué tarifa horaria hay que escribir realmente?

La retribución bruta media por hora de las personas presentes, multiplicada por un ratio de carga propio de tu mercado. Según Eurostat, la parte no salarial del coste laboral era del 25,6 % en la zona euro en 2025, es decir, un ratio de 1,34; Francia, con un 32,3 %, da 1,48. Esos ratios solo cubren cotizaciones e impuestos. Los equipos y los locales van aparte y ninguna serie pública los mide por empleado: usa una cifra de tu propia contabilidad, o deja el hueco abierto y dilo.

¿Una reunión siempre cuesta más que una nota escrita?

En dinero, casi siempre, porque los lectores leen en paralelo mientras los oyentes escuchan en fila. Pero la aritmética solo tarifica el tiempo, no el resultado. Una nota no puede sostener un debate, ni hacer aflorar la objeción que nadie escribiría, ni conseguir que seis personas se comprometan con la misma decisión de una sentada. Usa la cifra contra el punto de situación periódico, que sí es una nota leída en voz alta, y no contra la reunión donde de verdad se decide algo.

¿El cronómetro sigue siendo exacto si cambio de pestaña?

No, y se queda corto en vez de pasarse. El tiempo transcurrido no se lee del reloj del sistema: la herramienta suma un cuarto de segundo cada vez que se dispara un temporizador de 250 milisegundos. Como los navegadores limitan los temporizadores de las pestañas ocultas a uno por segundo aproximadamente, una hora pasada en segundo plano puede registrarse como un cuarto de hora, y el coste con ella. Deja la pestaña visible mientras corre, o reconstruye el coste después a partir de la proyección a una hora y de la duración real.