Converter fórmulas em valores guarda a resposta em cache, não o cálculo

Porque um ficheiro leva a resposta

Recalcular um livro significa implementar várias centenas de funções, o modelo de referências que as sustenta e a ordem em que dependem umas das outras — e enganar-se num pormenor produz um número plausível e falso. Guardar o último valor calculado ao lado da fórmula permite a um visualizador, a um conversor ou a um telefone mostrar o número certo sem nada dessa maquinaria. É o mesmo arbítrio que faz todo o formato de documento quando põe em cache uma representação, e é por isso que uma folha de cálculo abre num instante num painel de pré-visualização.

Quando se precisa realmente disto

Três situações, todas sobre entregar o ficheiro a outra pessoa. Um livro cujas fórmulas apontam para outros ficheiros abre com referências partidas em qualquer máquina que não a tua, ao passo que os valores viajam intactos. Uma tabela de preços ou um modelo que envias contém muitas vezes o seu próprio raciocínio — margens, hipóteses, o separador de fornecedores a que uma fórmula vai — e achatá-lo envia os números sem o raciocínio. E um ficheiro destinado a um sistema que lê folhas de cálculo em vez de as abrir, uma rotina de importação ou um carregamento em base de dados, é muito mais previsível sem qualquer fórmula. Se quiseres guardar o raciocínio e apenas consultá-lo, extrai antes as fórmulas para uma lista: isso lê-as sem tocar no ficheiro.

Perguntas frequentes

Como verifico se o meu ficheiro tem os valores em cache?

Abre-o no visualizador .xlsx antes de converter: se as células calculadas mostrarem números aí, as caches estão lá e a conversão vai guardá-las. Se aparecerem vazias, o ficheiro foi escrito sem elas e converter torna isso definitivo. Em qualquer caso, guarda o original até teres olhado para o resultado — a conversão não é reversível.

Isto altera os números de alguma maneira?

Não. O valor guardado não é copiado nem arredondado em lado nenhum — a fórmula é apagada e o valor que já estava na célula fica tal e qual, até ao último algarismo que o ficheiro registou. O que muda é que a célula deixa de se atualizar quando aquilo a que remetia mudar, e é precisamente esse o objetivo da operação.

Posso ver as fórmulas sem as retirar?

É para isso que serve o extrator de fórmulas: lista cada fórmula do livro com a sua folha e o seu endereço de célula e deixa o ficheiro intacto. É a forma mais rápida de auditar um modelo que te enviaram, e a única de encontrar a célula onde um intervalo fica uma linha aquém do total.