Juntar livros: uma folha cada um, ou uma só tabela

Trinta e um caracteres, e o que acontece para além

O Excel recusa-se a abrir um livro que contenha um nome de folha com mais de trinta e um caracteres. Esse limite é antigo e absoluto, e morde precisamente na junção, porque dois ficheiros trazem muitas vezes um separador com o mesmo nome e a correção evidente — acrescentar um sufixo — empurra um nome longo para lá do limite. O sufixo é pois calculado para caber em vez de acrescentado: «Relevé mensuel des ventes par région et par produit» tem cinquenta e um caracteres, fica em «Relevé mensuel des ventes par r» ao ser truncado, e em caso de colisão em «Relevé mensuel des ventes par_2» — sempre exatamente trinta e um. A alternativa, acrescentar às cegas, produz um ficheiro que não abre de todo, pior do que um nome de separador encurtado.

Juntar primeiro, limpar depois

A ordem conta, e a razão é aritmética. Remover duplicados de cada ficheiro em separado não consegue ver uma linha presente em dois deles, que é precisamente o interesse ao juntar exportações mensais em que a última semana de um ficheiro repete a primeira do seguinte. Junta numa folha, depois retira as linhas duplicadas, depois as linhas e colunas vazias — nessa ordem a ferramenta vê tudo, e a contagem que anuncia é a do problema real e não a da parte de um só ficheiro.

Uma verificação vale a pena antes de tudo o resto: soma os números de linhas das fontes e compara com a folha junta. Se o total ficar aquém, um ficheiro não foi lido — e uma fonte ignorada em silêncio é a única falha desta operação que não se anuncia.

Perguntas frequentes

E se os meus ficheiros tiverem colunas diferentes?

A junção por linhas empilha-as na mesma e preenche cada linha até à mais larga, por isso nada se perde — mas as colunas não se alinharão, porque a junção cruza por posição e não por nome de cabeçalho. Se os teus ficheiros diferirem de facto, reordena as colunas antes de juntar, ou junta e depois move à mão a coluna mal colocada. A ferramenta não tem como saber que a coluna três de um ficheiro é a quatro de outro.

As fórmulas são conservadas?

Acrescentar as folhas conserva-as tal e qual, fórmulas incluídas — mas uma fórmula que remetia para outro separador apontará agora para o separador que tenha esse nome no ficheiro junto, que talvez não seja o que pretendia. Juntar as linhas lê valores: o resultado leva números, não fórmulas. Se as fontes contiverem fórmulas que contam, converte-as em valores antes de juntar e saberás exatamente o que viajou.

Posso fazer o inverso e dividir um livro grande?

Sim — a divisão escreve um ficheiro por folha, complemento natural da junção de folhas e forma habitual de enviar a um serviço o seu próprio separador sem lhe enviar os dos outros. As duas não são bem inversas: dividir e depois juntar devolve-te as folhas, ao passo que juntar e depois dividir devolve as folhas do ficheiro junto — uma só folha no caso de uma junção por linhas.