Despesas de deslocação: ajuda de custo ou custo real, e onde está o limiar

Duas vias, e não estão abertas nos mesmos sítios

A França enuncia a escolha em dois números. O artigo 2 do arrêté de 4 de setembro de 2025 diz que as despesas profissionais são compensadas ou reembolsando o realmente gasto, com o empregador a guardar os comprovativos, ou com base em ajudas de custo, cujos montantes o empregador pode deduzir dentro dos limites que o arrêté fixa. A segunda via traz uma presunção: uma ajuda igual ou inferior ao limite considera-se usada conforme o seu objeto. Ninguém recolhe um recibo, ninguém reclama o excedente, e a papelada acaba.

A Alemanha escreve a instrução oposta. O parágrafo 9 número 4a da lei do imposto sobre o rendimento começa por dizer que as despesas suplementares de alimentação de um trabalhador só são dedutíveis nos termos das frases seguintes, e a frase seguinte manda aplicar uma quantia fixa em pagamento das despesas realmente suportadas. A redação não é decorativa. A quantia fixa não é uma opção ao lado do comprovativo: ocupa o seu lugar. O que gastou a comer é juridicamente irrelevante para o que pode deduzir.

A Espanha faz algo diferente outra vez, e a diferença é fácil de escapar porque as cifras parecem as das outras duas. Os números do artigo 9 do regulamento do imposto sobre o rendimento dirigem-se a quem paga: descrevem que parte de uma ajuda de custo escapa à tributação nas mãos do trabalhador. Nada neles permite ao trabalhador deduzir um custo que suportou. O artigo 19 da lei do imposto enumera o que um assalariado pode subtrair ao bruto — Segurança Social, ordens profissionais, quotas sindicais, até 300 € de defesa jurídica — e fecha com 2 000 € de outras despesas. A deslocação não está nessa lista, e esses 2 000 € são os mesmos para quem passou o ano em hotéis e para quem nunca saiu do escritório.

França: o ponto de cruzamento é a cifra da tabela, e mais nada

A tabela francesa tem três montantes de refeição e dois de alojamento. Os montantes abaixo são os valores de 2026, cada um etiquetado «valeur au 1er janvier 2026» no boletim oficial da segurança social. Uma refeição em deslocação em serviço, quando o trabalhador não pode voltar à residência nem ao local habitual de trabalho: 21,40 €. Uma refeição fora das instalações da empresa mas não em restaurante — uma obra, um veículo, um almoço de pé: 10,40 €. Uma refeição no local de trabalho quando o horário o impõe, trabalho noturno ou por turnos desfasados: 7,50 €. Para uma deslocação longa, o alojamento com pequeno-almoço é de 76,60 € por dia em Paris e em Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis e Val-de-Marne, e de 56,80 € por dia nos restantes departamentos da França metropolitana.

Como a via dos comprovativos está isenta na totalidade e a ajuda de custo só até essas cifras, o ponto de cruzamento é a própria cifra. Abaixo dele a ajuda vale mais do que a fatura; acima, a fatura vale mais do que a ajuda. Tomemos uma missão de cinco dias na província. Versão frugal: cinco almoços de 14 € e quatro noites de 52 €, ou seja 278 € de despesa real contra 5 × 21,40 + 4 × 56,80 = 334,20 € de ajuda — o trabalhador ganha 56,20 € e ninguém guarda um recibo. Versão cara: cinco refeições de 29 € e quatro noites de 118 €, ou seja 617 € de despesa real contra os mesmos 334,20 € — faltam 282,80 €, e a única forma de ficar indemne é o reembolso com comprovativos.

Há uma segunda razão para os comprovativos ganharem nas missões longas: os montantes fixos são cortados, as faturas não. O artigo 5 do mesmo arrêté reduz a ajuda isenta a 85 % do seu valor quando a afetação ao mesmo local passa de três meses, e a 70 % quando passa de vinte e quatro, até ao septuagésimo segundo, seis anos ao todo. Sobre o alojamento de província de 56,80 € são 48,30 € e depois 39,80 € por dia; sobre a cifra de Paris de 76,60 €, 65,10 € e depois 53,60 €; sobre a refeição de 21,40 €, 18,20 € e depois 15,00 €. A lógica é que uma afetação de dois anos deixa de ser uma vida de hotel e restaurante e começa a parecer-se com viver algures. O efeito prático é que uma missão longa deriva continuamente para os comprovativos.

Alemanha: um só número, retirado por frações

A tabela alemã tem dois valores e estão na lei, não numa tabela. O parágrafo 9 número 4a da lei do imposto sobre o rendimento dá 28 € por cada dia de calendário em que o trabalhador está ausente da habitação e do primeiro local de trabalho durante 24 horas, e 14 € para o dia de ida e o de volta quando pernoita fora, ou para um dia de mais de oito horas de ausência sem pernoita. Abaixo de oito horas, nada. Uma deslocação de sete horas e cinquenta vale zero e uma de oito horas e dez vale 14 € — é o degrau mais abrupto dos três sistemas.

O que se esquece é a subtração. Quando uma refeição é fornecida pelo empregador ou, por sua iniciativa, por terceiro — o pequeno-almoço do hotel, o almoço de um congresso —, a ajuda é cortada em 20 % pelo pequeno-almoço e em 40 % por cada uma do almoço e do jantar, e as percentagens aplicam-se à taxa do dia inteiro seja qual for o valor do dia em causa. Vinte por cento de 28 € são 5,60; quarenta por cento, 11,20. Uma viagem de três dias vale 14 + 28 + 14 = 56 €, e dois pequenos-almoços de hotel deixam-na em 44,80 €. Um dia inteiro em que o empregador fornece as três refeições dá 28 − 5,60 − 11,20 − 11,20, ou seja exatamente zero. E um dia de trajeto de 14 € com jantar incluído dá 14 − 11,20 = 2,80 €, porque os 40 % se calculam sobre os 28 e não sobre os 14.

O alojamento segue a regra oposta, e é por isso que as despesas de deslocação alemãs parecem incoerentes até se ver o desenho. Para a dedução do trabalhador não existe nenhuma quantia fixa por noite: conta a fatura. Assim, as duas metades da mesma viagem obedecem a instintos opostos — a metade das refeições ignora o que gastou, a metade do hotel é exatamente o que gastou. Há uma exceção legal, e é estreita: um condutor que dorme no veículo pode considerar 9 € fixos por dia de calendário ao abrigo do parágrafo 9 número 1 frase 3 alínea 5b, precisamente porque não há fatura para apresentar.

Espanha: um teto para a entidade patronal, não uma escolha para o trabalhador

O artigo 9 do regulamento do imposto sobre o rendimento fixa quatro montantes de alimentação e nenhum de alojamento. Alimentação numa deslocação com pernoita em município diferente do local de trabalho habitual e da residência: 53,34 € por dia em Espanha, 91,35 € no estrangeiro. Alimentação sem pernoita: 26,67 € por dia em Espanha, 48,08 € no estrangeiro. A estadia está isenta pelo montante das despesas justificadas — a fatura, sem teto. Os condutores de veículos de mercadorias têm uma quantia sem justificação de 15 € por dia em Espanha e 25 € no estrangeiro, que existe pela mesma razão que os 9 € alemães: não há nada para apresentar.

Como a cifra é um teto e não um direito, o que conta é o que acontece acima dela. Tudo o que for pago acima de 53,34 € por dia é salário comum: sujeito a retenção, a contribuições do trabalhador e a contribuições da entidade patronal. Uma entidade que paga 60 € redondos por dia não é generosa em 6,66 € — está a pagar 6,66 € de remuneração tributável. Em 200 dias de deslocação são 1 332 € acrescentados ao bruto anual do trabalhador, e cerca de 400 € de contribuições patronais por cima a uma taxa de 30 %. Arredondar uma ajuda de custo para um número simpático é um dos hábitos administrativos mais caros que existem.

E não há contrapeso do lado do trabalhador. A lista do artigo 19 da lei do imposto sobre o rendimento é fechada: Segurança Social e regimes obrigatórios, ordens profissionais dentro de um limite, quotas sindicais, até 300 € de defesa jurídica contra o empregador, e 2 000 € de outras despesas, duplicados no ano em que um desempregado muda de município para aceitar um emprego e aumentados para trabalhadores com deficiência. É tudo. Um trabalhador espanhol que pagou uma deslocação em serviço do seu bolso e não foi reembolsado não tem, no caso comum, onde a inscrever na declaração.

Anual? Só um dos três

Repete-se por toda a parte que estas tabelas são fixadas anualmente. É verdade em França e em mais nada neste artigo. O artigo 10 do arrêté de 4 de setembro de 2025 revaloriza os montantes dos seus artigos 3 a 8 a cada 1 de janeiro, em linha com a taxa prevista de evolução média anual dos preços no consumidor sem tabaco do relatório económico anexo à proposta de orçamento, arredondada à dezena de cêntimos mais próxima; a tabela resultante é publicada pelo organismo de cobrança. É por isso que as cifras francesas deste artigo levam o ano de 2026 e não apenas uma referência legal: a revalorização de 2026 levou a refeição em deslocação de 21,10 € para 21,40 €, o alojamento fora de Paris para 56,80 € e a cifra parisiense para 76,60 €, cerca de 1,4 %. Em janeiro voltarão a mover-se: leia o ano em qualquer cifra francesa antes de a usar.

A Alemanha não funciona assim. Os 28 € e os 14 € estão na lei e só uma lei os move; o par atual vigora desde 2020. O que mudou para 2026 foi uma cifra vizinha que se confunde com esta: a dedução pelo trajeto casa-trabalho. A lei fiscal modificativa de 2025, publicada no jornal oficial federal a 23 de dezembro de 2025, substituiu a antiga tabela de dois escalões — 30 cêntimos nos primeiros 20 quilómetros e 38 acima — por 38 cêntimos por cada quilómetro completo desde o primeiro, com um teto de 4 500 € por ano, com efeitos a partir do exercício de 2026. É o trajeto, não a deslocação, e nada tem que ver com a ajuda de alimentação.

A Espanha é o caso extremo: os quatro montantes de alimentação vigoram desde o regulamento de 2007. A única cifra de deslocação que se moveu em quase vinte anos é a quilometragem, subida de 0,19 para 0,26 € por quilómetro por uma portaria de 12 de julho de 2023, com efeitos a 17 de julho desse ano. A Itália é ainda mais estática — os 46,48 € diários de deslocação interna e 77,47 € no estrangeiro do artigo 51 número 5 do texto único do imposto sobre o rendimento são conversões de montantes em liras, e o mesmo artigo nomeia três sistemas de reembolso, forfetário, misto e analítico, que é a formulação mais clara que existe de que a escolha de que trata este artigo é real. A regra prática que daí decorre: em França, consulte a tabela do ano; na Alemanha, em Espanha e em Itália, a cifra que aprendeu é provavelmente ainda a cifra.

A opção do próprio trabalhador, e o número que a decide

Tudo o que precede diz respeito ao que a entidade patronal paga. Existe uma segunda opção, distinta, e só a França a oferece verdadeiramente: na declaração de rendimentos, um assalariado pode aplicar a dedução fixa de 10 % ou preferir-lhe as despesas reais. O artigo 83, 3.º do código geral dos impostos, na versão em vigor a 1 de julho de 2026 resultante do decreto n.º 2026-562 de 29 de junho de 2026, fixa a dedução em 10 % com um piso de 509 € e um teto de 14 555 € para os rendimentos de 2025. O teto significa que os 10 % deixam de crescer acima de 145 550 € de salário líquido tributável. A opção é anual, própria de cada membro do agregado, e obriga a justificar cada despesa declarada.

A aritmética da opção é simples e a resposta surpreende: as despesas reais ganham logo que ultrapassem 10 % do salário líquido tributável, e para quem faz pendular isso acontece mais cedo do que se pensa. Tomemos um salário de 30 000 € e 220 dias trabalhados. A dedução fixa é de 3 000 €. Só o suplemento de refeição — a diferença entre comer fora e comer em casa, avaliada pela administração em 5,45 € por dia sobre os rendimentos de 2025 quando não se guardam comprovativos — vale 5,45 × 220 = 1 199 €. Faltam 1 801 € a encontrar em quilometragem, ou seja 2 832 km por ano na tabela de 5 CV: com 220 idas e voltas, 6,4 km em cada sentido. Sem o suplemento de refeição o cruzamento sobe para 10,7 km. Com um salário de 45 000 € o mesmo cálculo dá 12,1 km.

A Alemanha e a Espanha têm cada uma um equivalente dos 10 %, e nenhum é verdadeiramente uma escolha. A dedução por trabalho do parágrafo 9a da lei alemã vale 1 230 €: obtém-se automaticamente e só se vê desaparecer substituída por despesas provadas superiores. Os 2 000 € de outras despesas do artigo 19 espanhol não são sequer um piso que se possa bater, porque não há com que o bater. Dos três países, a questão ajuda fixa ou custo real é, portanto, uma decisão viva para um assalariado francês, uma questão de limiar para um alemão e nenhuma questão para um espanhol — a mesma conclusão a que chegavam as regras do lado da entidade patronal, alcançada pelo outro extremo.

Perguntas frequentes

Se gastar menos do que a ajuda de custo, fico com a diferença?

Onde a via fixa está aberta e o montante se mantém dentro da tabela, sim — e é esse todo o seu propósito. Em França a presunção do artigo 2 do arrêté é que uma ajuda igual ou inferior ao limite foi usada conforme o seu objeto: ninguém pede o comprovativo e ninguém reclama o excedente. Esse excedente não é uma brecha, é o preço que o sistema paga por não tratar recibos. Dois limites. Deixa de ser verdade assim que a ajuda ultrapassa a tabela: o excesso passa a salário comum, salvo justificação pelo empregador. E a tabela é um teto fiscal, não um direito: um empregador pode pagar menos, ou exigir comprovativos. O que lhe dá direito a algo é o contrato, a convenção coletiva ou a política da empresa.

Posso deduzir o que gastei mesmo em refeições na Alemanha se a viagem foi cara?

Não, e é o mal-entendido mais comum nas despesas de deslocação alemãs. O parágrafo 9 número 4a da lei do imposto sobre o rendimento começa por dizer que as despesas suplementares de alimentação só são dedutíveis nos termos das frases seguintes, e essas frases fixam 28 € e 14 €. Um jantar de 90 € e uma sandes de 9 € dão exatamente a mesma dedução. A sua entidade patronal pode, claro, reembolsar os 90 € por política interna, mas a parte acima da quantia fixa é remuneração tributável e não um reembolso isento. O alojamento é o contrário: aí só conta a fatura, e uma quantia fixa seria recusada.

A ajuda de custo cobre o trajeto entre a minha casa e o local de trabalho habitual?

Não, em nenhum dos quatro países. Esse trajeto é deslocação casa-trabalho, não deslocação em serviço, e fica a cargo do trabalhador — coberto, onde o é, por um instrumento distinto e muito menor. Na Alemanha é a dedução pelo trajeto: 38 cêntimos por cada quilómetro completo desde o primeiro a partir do exercício de 2026, com teto de 4 500 €. Em França é a tabela quilométrica, mas só dentro da opção pelas despesas reais na declaração, e em princípio até 40 km em cada sentido. As tabelas deste artigo começam onde deixa o seu local de trabalho habitual e acabam quando lá volta.

Estou colocado no mesmo local há oito meses. Muda alguma coisa?

Em França, sim, e por uma fração fixa. O artigo 5 do arrêté reduz a ajuda isenta a 85 % do seu valor quando a colocação no mesmo local passa de três meses, e a 70 % quando passa de vinte e quatro, até ao septuagésimo segundo, seis anos ao todo. Sobre o alojamento de província de 56,80 € por dia são 48,30 € e depois 39,80 €; sobre a cifra de Paris de 76,60 €, 65,10 € e depois 53,60 €; sobre a refeição de 21,40 €, 18,20 € e depois 15,00 €. O raciocínio é que uma colocação longa deixa de ser uma vida de hotel e restaurante e começa a parecer-se com viver algures. A consequência prática merece atenção: a via dos comprovativos não é cortada, pelo que se torna relativamente melhor quanto mais durar a colocação.

Como sei se as cifras deste artigo são ainda as que se aplicam?

Sabendo quais podem mover-se, e como. Os montantes franceses são revalorizados automaticamente a cada 1 de janeiro pelo artigo 10 do arrêté de 4 de setembro de 2025, à taxa prevista de inflação arredondada à dezena de cêntimos, e a tabela resultante é publicada pelo organismo de cobrança — as cifras francesas dadas aqui são os valores de 2026 dessa tabela, e as de 2027 serão cerca de ponto e meio mais altas. Os 28 € e 14 € alemães só se movem por lei, e nenhuma o fez desde 2020. Os 53,34 € e 26,67 € espanhóis não se movem desde o regulamento de 2007, e os 46,48 € e 77,47 € italianos são montantes convertidos de liras. Essa assimetria é mais útil do que qualquer cifra isolada: em França, confirme; no resto, a cifra que aprendeu é provavelmente ainda a cifra.