Facturar a un cliente de otro país de la UE: IVA, inversión del sujeto pasivo y ventanilla única

La primera pregunta no es el país. Es si el cliente es una empresa

La Directiva del IVA parte los servicios en dos reglas generales que apuntan en sentidos opuestos, y la partición va por el estatus del cliente, no por la geografía. El artículo 44 sitúa un servicio prestado a un sujeto pasivo donde este haya establecido la sede de su actividad. El artículo 45 sitúa un servicio prestado a un no sujeto pasivo donde el prestador haya establecido la suya. Mismo servicio, mismos dos países, respuestas opuestas, porque un cliente es empresa y el otro no. Un diseñador de Lisboa que factura a una agencia berlinesa y un diseñador de Lisboa que factura a un residente de Berlín por el mismo trabajo están en dos regímenes distintos desde la primera línea de la factura.

Establecer de qué lado estás es un paso documentado, no una suposición. El artículo 18, apartado 1, del Reglamento de Ejecución (UE) n.º 282/2011 permite al prestador tratar como sujeto pasivo a un destinatario establecido en la Unión cuando este haya comunicado un número de identificación a efectos del IVA individual y el prestador haya obtenido confirmación de su valide y del nombre y dirección asociados, mediante el sistema electrónico de verificación. Para eso está VIES, y la confirmación conviene guardarla: una captura o una respuesta grabada, fechada, por cliente, renovada periódicamente. Un número válido en marzo y dado de baja en junio no protege una factura emitida en septiembre.

De empresa a empresa: sin IVA en la factura, pero no sin obligaciones

Bajo la regla general, un servicio a una empresa extranjera tributa en el país del destinatario y el artículo 196 convierte al destinatario en el sujeto pasivo. En la práctica, facturas el importe neto sin línea de IVA, haces constar en la factura que se aplica la inversión del sujeto pasivo, y el destinatario declara el IVA debido y, si tiene derecho pleno a deducir, lo deduce en la misma declaración. El efecto neto de caja para el cliente es nulo en el caso ordinario, y esa es justamente la razón de ser del mecanismo: te evita registrarte en cada país donde tengas un cliente y evita a tu cliente recuperar IVA extranjero por un procedimiento de devolución.

Lo que no suprime es la declaración informativa. Las operaciones en las que el destinatario es sujeto pasivo por el artículo 196 van en un estado recapitulativo —la lista que cada Estado miembro explota bajo su propio nombre, presentada mensual o trimestralmente según el país y el volumen, con el número de IVA de cada cliente y el total del periodo. Acertar con la factura y olvidar el recapitulativo es el fallo más frecuente en este terreno, porque nada en la factura te lo recuerda: no hay IVA que pagar, no hay IVA que recuperar, y el único rastro de la operación en tu declaración es una casilla fácil de no ver. Las sanciones por recapitulativo omitido son administrativas y no proporcionales al impuesto, lo que no las hace pequeñas.

Las categorías que desplazan la regla general

El artículo 44 es la regla por defecto, no toda la historia, y son las excepciones las que atrapan, porque parecen prestaciones ordinarias. El artículo 47 grava los servicios relacionados con bienes inmuebles donde esté el inmueble —cubre arquitectos, dirección de obra, agencia inmobiliaria, alojamiento y derechos de uso del inmueble— y se aplica sea o no empresa el cliente. El artículo 53 grava el acceso a manifestaciones culturales, artísticas, deportivas, científicas, educativas y de entretenimiento donde se celebren: vender una entrada de congreso a una empresa de otro país tributa en la sede del evento. El artículo 55 grava la restauración donde se ejecute materialmente. El artículo 56 grava el arrendamiento a corto plazo de un medio de transporte donde el vehículo se pone efectivamente a disposición.

El inmueble es la excepción de mayor alcance, porque mucho trabajo de consultoría toca un edificio sin parecerse a un servicio inmobiliario. La línea está en si el servicio tiene una conexión suficientemente directa con un bien concreto e identificable. Dibujar los planos de un emplazamiento nombrado está conectado; un dictamen general de derecho de la construcción no. Gestionar un edificio determinado está conectado; gestionar una sociedad de cartera que resulta poseer edificios no. Cuando la excepción se aplica, puedes tener que registrarte a efectos del IVA en el país donde está el inmueble, aplicar el tipo de ese país y declarar allí, y la inversión del sujeto pasivo de la regla general no te salva, porque no es la regla general la que se aplica.

De empresa a consumidor: un umbral único de 10 000 € en toda la UE, y lo que no cubre

El régimen por defecto para un particular es el artículo 45: la prestación tributa donde estás establecido, a tu tipo, en tu declaración, sin nada que hacer fuera. Una traductora de Madrid que factura a un particular de Viena aplica IVA español y ahí acaba. Eso sigue siendo cierto hoy para la gran mayoría de servicios B2C, y es lo que la mayoría de las guías olvida decir, porque saltan directamente al umbral. Dos familias de operaciones, y solo dos, salen de esa regla: las ventas a distancia intracomunitarias de bienes y los servicios de telecomunicaciones, radiodifusión y prestados por vía electrónica —software, alojamiento, streaming, descargas, cursos en línea entregados sin intervención humana en directo.

Para esas dos familias, el artículo 59 quater —introducido por la Directiva (UE) 2017/2455 y aplicable desde el 1 de julio de 2021, con la cifra sin cambios en 2026— fija un umbral único, y conviene leer sus tres condiciones de cerca, porque cada una se recuerda mal con regularidad. Primero, debes estar establecido en un solo Estado miembro: un prestador con un establecimiento permanente en un segundo Estado miembro no puede usar el umbral en absoluto. Segundo, el total es el valor acumulado, sin IVA, de todas esas operaciones a clientes de todos los demás Estados miembros —no por país, no por línea de producto. Tercero, el umbral no debe haberse superado ni en el año natural en curso ni en el anterior; un año por encima cierra la puerta también para el siguiente. Si lo cruzas a mitad de año, las operaciones desde el cruce tributan en el país del cliente, al tipo del cliente.

La ventanilla única, y su variante de importación que se detiene en 150 €

Una vez pasado el umbral, el IVA se debe en el país de cada cliente y la aritmética se pone fea deprisa: veintiséis Estados miembros más, cada uno con su tipo general y sus reducidos, su calendario de declaración y su idioma. La ventanilla única responde a eso y a nada más. Te registras una vez, en tu Estado miembro de identificación; presentas una declaración electrónica por trimestre con las bases y el IVA debido país por país; haces un pago; y tu propia administración lo redistribuye. El régimen no cambia qué impuesto se debe ni a qué tipo: solo cambia con cuántas administraciones tienes que hablar.

Hay tres variantes y no son intercambiables. El régimen de la Unión cubre las ventas a distancia intracomunitarias de bienes y los servicios B2C de prestadores establecidos en la Unión. El régimen exterior a la Unión cubre los servicios B2C de una empresa establecida fuera de la Unión. El régimen de importación, llamado IOSS, cubre las ventas a distancia de bienes importados de terceros países en envíos de un valor intrínseco no superior a 150 € —la misma cifra de 150 € que convierte a la interfaz electrónica en proveedor presunto por el artículo 14 bis. Por encima de 150 € de valor intrínseco, el régimen de importación no está disponible y el envío pasa por el IVA a la importación y las formalidades aduaneras ordinarias, lo que es una propuesta logística claramente distinta y conviene saberlo antes de fijar un precio en 160 €.

Desde 2025, un segundo umbral que responde a otra pregunta

La Directiva (UE) 2020/285 del Consejo se aplica desde el 1 de enero de 2025 y reescribió la franquicia de las pequeñas empresas. Hasta entonces una franquicia nacional era nacional: una pequeña empresa podía usar la de su país y ninguna otra, de modo que en cuanto vendía cruzando una frontera estaba en el régimen normal fuera, por pequeña que fuera. Las nuevas reglas permiten a una pequeña empresa establecida en un Estado miembro usar la franquicia disponible en otro, con dos techos: el umbral nacional del Estado que concede la franquicia, que los Estados miembros no pueden fijar por encima de 85 000 €, y un volumen de negocios anual en la Unión que no supere los 100 000 €, medido en toda la Unión. La empresa lo notifica de antemano a su propio Estado y recibe un número de identificación al efecto.

No dejes que los dos umbrales se tiñan uno del otro. Los 10 000 € del artículo 59 quater deciden dónde tributa una venta a distancia o un servicio digital, y se aplican sea cual sea tu tamaño. Los 100 000 € de la Directiva 2020/285 deciden si puedes quedar exento de repercutir en un Estado donde no estás establecido, y solo se aplican a pequeñas empresas que optan y se registran. Una empresa puede estar por encima de uno y por debajo del otro. Además cuentan cosas distintas sobre perímetros distintos, y una hoja de cálculo que sigue uno no te dice nada fiable sobre el otro.

Preguntas frecuentes

Mi cliente empresa en el extranjero no tiene número de IVA. ¿Puedo aplicar igual la inversión del sujeto pasivo?

En la práctica, no, y este es el caso a tratar con cuidado. El artículo 18, apartado 1, del Reglamento de Ejecución 282/2011 te da una vía segura para tratar al destinatario como sujeto pasivo: un número de identificación a efectos del IVA comunicado, más la confirmación de su valide y del nombre y dirección asociados. Sin eso, te apoyas en otras pruebas de que el cliente ejerce una actividad, posición más frágil si la operación se revisa después. Un cliente que realmente ejerce una actividad pero no tiene número —porque está bajo un umbral nacional de registro, o está exento— es una categoría real, y lo más seguro es plantear la pregunta antes de facturar y no presumir en ningún sentido.

¿El umbral de 10 000 € es por país o en total?

En total, y esta es la lectura errónea más frecuente. El artículo 59 quater toma el valor acumulado, sin IVA, de tus ventas a distancia intracomunitarias de bienes y de tus servicios de telecomunicaciones, radiodifusión y prestados por vía electrónica a no sujetos pasivos en todos los demás Estados miembros, y compara esa única cifra con 10 000 €. Ventas de 4 000 € a Alemania, 4 000 € a Italia y 3 000 € a Polonia suman 11 000 € y están por encima de la línea, aunque ningún país por separado se acerque. Fíjate además en que los bienes y los servicios digitales comparten la misma bolsa: no puedes tener 10 000 € de cada.

Estoy por debajo del umbral. ¿Debo registrarme igualmente en la ventanilla única?

Puedes optar voluntariamente, y hay un argumento real en dos situaciones. La primera es cuando el tipo general de tu país es más alto que el de la mayoría de tus clientes: optar supone aplicar el tipo del cliente, lo que puede ser comercialmente mejor. La segunda es cuando prevés cruzar el umbral durante el año: optar al inicio del año evita el incómodo cambio a mitad de ejercicio, donde un pedido cambia el tratamiento del IVA de todo lo que sigue y tu proceso de pago tiene que cambiar de tipo sobre la marcha. El coste de optar es una declaración trimestral que si no no presentarías, y un compromiso que normalmente corre por un periodo en vez de ser reversible a voluntad.

¿Se aplica la inversión del sujeto pasivo a una factura de consultoría a una empresa británica o suiza?

La lógica de localización sigue desplazando la operación fuera de tu país, así que facturas sin tu IVA, pero el artículo 196 es un mecanismo de la Unión y no alcanza a un destinatario fuera de ella, de modo que lo que ocurre del lado del cliente lo rige el derecho de ese país, que puede tener o no una regla de autoliquidación equivalente. Las consecuencias prácticas también difieren: una operación con un cliente de fuera de la UE no va en el estado recapitulativo, y la mención de factura que nombra la inversión del sujeto pasivo de la UE es inexacta para ella. Trata a los clientes de fuera de la UE como una plantilla distinta y no como una variante de la europea.

¿Puede la nueva franquicia de pequeñas empresas ahorrarme el registro en la ventanilla única?

A veces, pero son normas distintas y hay que comprobar ambas. La franquicia transfronteriza de la Directiva (UE) 2020/285, aplicable desde el 1 de enero de 2025, puede permitir a una pequeña empresa vender en un Estado miembro donde no está establecida sin repercutir IVA allí, siempre que su volumen de negocios anual en la Unión se mantenga bajo 100 000 € y respete el umbral nacional de ese Estado, que los Estados miembros no pueden fijar por encima de 85 000 €. Donde se aplica, no hay IVA que declarar en ese Estado y por tanto nada que recaude la ventanilla única. Pero exige notificación previa a tu propio Estado miembro y un número de identificación al efecto, y las condiciones se aprecian Estado por Estado. Es un régimen que se solicita, no uno por defecto.