Faturar a um cliente noutro país da UE: IVA, autoliquidação e balcão único

A primeira pergunta não é o país. É se o cliente é uma empresa

A Diretiva IVA parte os serviços em duas regras gerais que apontam em sentidos opostos, e a divisão faz-se pelo estatuto do cliente, não pela geografia. O artigo 44.º localiza um serviço prestado a um sujeito passivo onde este tenha estabelecido a sede da sua atividade. O artigo 45.º localiza um serviço prestado a um não sujeito passivo onde o prestador tenha estabelecido a sua. Mesmo serviço, mesmos dois países, respostas opostas — porque um cliente é empresa e o outro não. Um designer de Lisboa que fatura a uma agência de Berlim e um designer de Lisboa que fatura a um residente de Berlim pelo mesmo trabalho estão em dois regimes diferentes logo na primeira linha da fatura.

Estabelecer de que lado está é um passo documentado, não um palpite. O artigo 18.º, n.º 1, do Regulamento de Execução (UE) n.º 282/2011 permite ao prestador tratar como sujeito passivo um adquirente estabelecido na União quando este tenha comunicado um número de identificação IVA individual e o prestador tenha obtido confirmação da sua validade e do nome e endereço associados, através do sistema eletrónico de verificação. É para isso que serve o VIES, e a confirmação vale a pena guardar — uma captura ou uma resposta gravada, datada, por cliente, renovada periodicamente. Um número válido em março e cancelado em junho não protege uma fatura emitida em setembro.

De empresa para empresa: sem IVA na fatura, mas não sem obrigações

Sob a regra geral, um serviço a uma empresa estrangeira é tributado no país do adquirente e o artigo 196.º torna o adquirente o devedor do imposto. Na prática, fatura o montante líquido sem linha de IVA, faz constar na fatura que se aplica a autoliquidação, e o adquirente declara o IVA devido e, se tiver direito pleno a dedução, deduz o mesmo montante na mesma declaração. O efeito líquido de tesouraria no cliente é nulo no caso ordinário, e é precisamente a razão de ser do mecanismo: poupa-lhe o registo em cada país onde tenha um cliente, e poupa ao seu cliente recuperar IVA estrangeiro por um procedimento de reembolso.

O que não suprime é a declaração. As operações em que o adquirente é devedor ao abrigo do artigo 196.º vão num mapa recapitulativo — a listagem que cada Estado-Membro explora com o seu próprio nome, entregue mensal ou trimestralmente conforme o país e o volume, com o número de IVA de cada cliente e o total do período. Acertar na fatura e esquecer o recapitulativo é a falha mais frequente nesta matéria, porque nada na fatura o lembra: não há IVA a pagar, não há IVA a recuperar, e o único rasto da operação na sua declaração é um campo fácil de não ver. As sanções por recapitulativo em falta são administrativas e não proporcionais ao imposto, o que não as torna pequenas.

As categorias que afastam a regra geral

O artigo 44.º é a regra supletiva, não a história toda, e são as exceções que apanham as pessoas, porque parecem prestações correntes. O artigo 47.º tributa os serviços relacionados com bens imóveis onde o imóvel está — abrange arquitetos, fiscalização de obra, mediação imobiliária, alojamento e direitos de uso do imóvel — e aplica-se seja ou não o cliente uma empresa. O artigo 53.º tributa o acesso a manifestações culturais, artísticas, desportivas, científicas, educativas e de entretenimento onde a manifestação ocorre: vender um bilhete de conferência a uma empresa de outro país é tributado no local do evento. O artigo 55.º tributa a restauração onde é materialmente executada. O artigo 56.º tributa a locação de curta duração de um meio de transporte onde o veículo é efetivamente posto à disposição.

O imóvel é a exceção de maior alcance, porque muito trabalho de consultoria toca um edifício sem parecer um serviço imobiliário. A linha está em saber se o serviço tem uma conexão suficientemente direta com um bem concreto e identificável. Desenhar as plantas de um local nomeado está conexo; um parecer geral de direito da construção não. Gerir um edifício determinado está conexo; gerir uma sociedade gestora de participações que por acaso detém edifícios não. Quando a exceção se aplica, pode ter de se registar para efeitos de IVA no país onde o imóvel está, aplicar a taxa desse país e declarar lá — e a autoliquidação da regra geral não o salva, porque não é a regra geral que se aplica.

De empresa para consumidor: um limiar único de 10 000 € em toda a UE, e o que não cobre

O regime supletivo para um particular é o artigo 45.º: a prestação é tributada onde está estabelecido, à sua taxa, na sua declaração, sem nada a fazer no estrangeiro. Uma tradutora de Madrid que fatura a um particular em Viena aplica IVA espanhol e fica por aí. Isso continua verdadeiro hoje para a grande maioria dos serviços B2C, e é o que a maioria dos guias esquece de dizer, porque salta logo para o limiar. Duas famílias de operações, e só duas, saem dessa regra: as vendas à distância intracomunitárias de bens e os serviços de telecomunicações, radiodifusão e prestados por via eletrónica — software, alojamento, streaming, descargas, cursos em linha entregues sem intervenção humana ao vivo.

Para essas duas famílias, o artigo 59.º-C — introduzido pela Diretiva (UE) 2017/2455 e aplicável desde 1 de julho de 2021, com o valor inalterado em 2026 — fixa um limiar único, e vale a pena ler de perto as suas três condições, porque cada uma é regularmente mal lembrada. Primeiro, tem de estar estabelecido num único Estado-Membro — um prestador com um estabelecimento estável num segundo Estado-Membro não pode usar o limiar de todo. Segundo, o total é o valor acumulado, sem IVA, de todas essas operações a clientes de todos os outros Estados-Membros — não por país, não por linha de produto. Terceiro, o limiar não pode ter sido ultrapassado nem no ano civil em curso nem no anterior; um ano acima fecha a porta também para o seguinte. Se o atravessar a meio do ano, as operações a partir da travessia são tributadas no país do cliente, à taxa do cliente.

O balcão único, e a variante de importação que para nos 150 €

Passado o limiar, o IVA é devido no país de cada cliente e a aritmética fica feia depressa: mais vinte e seis Estados-Membros, cada um com a sua taxa normal e reduzidas, o seu calendário declarativo e a sua língua. O balcão único responde a isso e a mais nada. Regista-se uma vez, no seu Estado-Membro de identificação; entrega uma declaração eletrónica por trimestre com as bases e o IVA devido país a país; faz um pagamento; e a sua própria administração redistribui. O regime não muda que imposto é devido nem a que taxa — muda apenas com quantas administrações tem de falar.

Há três variantes e não são intercambiáveis. O regime da União cobre as vendas à distância intracomunitárias de bens e os serviços B2C de prestadores estabelecidos na União. O regime extra-União cobre os serviços B2C de uma empresa estabelecida fora da União. O regime de importação, chamado IOSS, cobre as vendas à distância de bens importados de países terceiros em remessas de valor intrínseco não superior a 150 € — o mesmo valor de 150 € que faz da interface eletrónica o fornecedor presumido nos termos do artigo 14.º-A. Acima de 150 € de valor intrínseco, o regime de importação não está disponível e a remessa passa pelo IVA na importação e pelas formalidades aduaneiras correntes, uma proposta logística claramente diferente e boa de saber antes de fixar um preço em 160 €.

Desde 2025, um segundo limiar que responde a outra pergunta

A Diretiva (UE) 2020/285 do Conselho aplica-se desde 1 de janeiro de 2025 e reescreveu a isenção das pequenas empresas. Até aí uma isenção nacional era nacional: uma pequena empresa podia usar a do seu país e nenhuma outra, pelo que no primeiro atravessar de fronteira ficava no regime normal lá fora, por mais pequena que fosse. As novas regras permitem a uma pequena empresa estabelecida num Estado-Membro usar a isenção disponível noutro, sob dois tetos — o limiar nacional do Estado que concede a isenção, que os Estados-Membros não podem fixar acima de 85 000 €, e um volume de negócios anual na União não superior a 100 000 €, medido em toda a União. A empresa notifica previamente o seu próprio Estado e recebe um número de identificação para o efeito.

Não deixe os dois limiares tingirem-se um do outro. Os 10 000 € do artigo 59.º-C decidem onde uma venda à distância ou um serviço digital é tributado, e aplicam-se qualquer que seja a sua dimensão. Os 100 000 € da Diretiva 2020/285 decidem se pode ficar isento de liquidar num Estado onde não está estabelecido, e aplicam-se só a pequenas empresas que optam e se registam. Uma empresa pode estar acima de um e abaixo do outro. Contam também coisas diferentes, em perímetros diferentes, e uma folha de cálculo que segue um não lhe diz nada de fiável sobre o outro.

Perguntas frequentes

O meu cliente empresa no estrangeiro não tem número de IVA. Posso mesmo assim autoliquidar?

Na prática, não, e é este o caso a tratar com cuidado. O artigo 18.º, n.º 1, do Regulamento de Execução 282/2011 dá-lhe uma via segura para tratar o adquirente como sujeito passivo: um número de identificação IVA comunicado, mais a confirmação da sua validade e do nome e endereço associados. Sem isso, apoia-se noutros elementos de que o cliente exerce uma atividade, posição mais frágil se a operação for revista mais tarde. Um cliente que exerce mesmo uma atividade mas não tem número — porque está abaixo de um limiar nacional de registo, ou é isento — é uma categoria real, e o mais seguro é levantar a questão antes de faturar em vez de presumir num sentido ou noutro.

O limiar de 10 000 € é por país ou no total?

No total, e esta é a leitura errada mais frequente. O artigo 59.º-C toma o valor acumulado, sem IVA, das suas vendas à distância intracomunitárias de bens e dos seus serviços de telecomunicações, radiodifusão e prestados por via eletrónica a não sujeitos passivos em todos os outros Estados-Membros, e compara esse número único com 10 000 €. Vendas de 4 000 € para a Alemanha, 4 000 € para a Itália e 3 000 € para a Polónia somam 11 000 € e estão acima da linha, embora nenhum país isolado esteja perto. Note também que os bens e os serviços digitais partilham o mesmo saco: não pode ter 10 000 € de cada.

Estou abaixo do limiar. Devo registar-me na mesma no balcão único?

Pode optar voluntariamente, e há um argumento real em duas situações. A primeira é quando a taxa normal do seu país é mais alta do que a da maioria dos seus clientes — optar significa aplicar a taxa do cliente, o que pode ser comercialmente melhor. A segunda é quando prevê atravessar o limiar durante o ano: optar no início do ano evita a mudança incómoda a meio do exercício, em que uma encomenda muda o tratamento de IVA de tudo o que se segue e o seu processo de pagamento tem de mudar de taxa a meio. O custo de optar é uma declaração trimestral que de outro modo não entregaria, e um compromisso que normalmente corre por um período em vez de ser reversível à vontade.

A autoliquidação aplica-se a uma fatura de consultoria a uma empresa britânica ou suíça?

A lógica de localização continua a deslocar a operação para fora do seu país, pelo que fatura sem o seu IVA — mas o artigo 196.º é um mecanismo da União e não alcança um adquirente fora dela, de modo que o que acontece do lado do cliente é regido pelo direito desse país, que pode ou não ter uma regra de autoliquidação equivalente. As consequências práticas também diferem: uma operação com um cliente de fora da UE não vai no mapa recapitulativo, e a menção de fatura que nomeia a autoliquidação da União é inexata para ela. Trate os clientes de fora da UE como um modelo distinto e não como uma variante do europeu.

A nova isenção das pequenas empresas pode poupar-me o registo no balcão único?

Às vezes, mas são diplomas distintos e é preciso verificar ambos. A isenção transfronteiriça da Diretiva (UE) 2020/285, aplicável desde 1 de janeiro de 2025, pode permitir a uma pequena empresa vender num Estado-Membro onde não está estabelecida sem aí liquidar IVA, desde que o seu volume de negócios anual na União fique abaixo de 100 000 € e respeite o limiar nacional desse Estado — que os Estados-Membros não podem fixar acima de 85 000 €. Onde se aplica, não há IVA a declarar nesse Estado e portanto nada para o balcão único cobrar. Mas exige notificação prévia ao seu próprio Estado-Membro e um número de identificação para o efeito, e as condições apreciam-se Estado a Estado. É um regime a que se candidata, não um regime supletivo.