Frais de déplacement : forfait ou frais réels, et où se situe le seuil

Deux voies, et elles ne sont pas ouvertes aux mêmes endroits

La France énonce le choix en deux alinéas numérotés. L'article 2 de l'arrêté du 4 septembre 2025 dispose que l'indemnisation des frais professionnels s'effectue soit sous forme du remboursement des dépenses réellement engagées, l'employeur étant tenu de produire les justificatifs, soit sur la base d'allocations forfaitaires, dont l'employeur peut déduire les montants dans les limites fixées par l'arrêté. La seconde voie s'accompagne d'une présomption : une allocation inférieure ou égale à la limite est réputée utilisée conformément à son objet. Personne ne collecte de justificatif, personne ne réclame l'excédent, et la paperasse s'arrête.

L'Allemagne écrit l'instruction inverse. Le paragraphe 9 alinéa 4a de la loi sur l'impôt sur le revenu commence par dire que les frais supplémentaires de repas d'un salarié ne sont déductibles que selon les phrases qui suivent, et la phrase suivante ordonne d'appliquer un forfait pour solde des frais réellement engagés. La formulation n'est pas décorative. Le forfait n'est pas une option offerte à côté du justificatif : il prend sa place. Ce que tu as dépensé pour manger est juridiquement sans effet sur ce que tu peux déduire.

L'Espagne fait encore autre chose, et la différence est facile à manquer parce que les montants ressemblent aux deux autres. Les chiffres de l'article 9 du règlement de l'impôt sur le revenu s'adressent au payeur : ils décrivent quelle part d'une indemnité échappe à l'impôt entre les mains du salarié. Rien n'y permet à un salarié de déduire un coût qu'il a supporté lui-même. L'article 19 de la loi sur l'impôt énumère ce qu'un salarié peut retrancher de son brut — sécurité sociale, ordres professionnels, cotisations syndicales, jusqu'à 300 € de défense juridique — et se clôt sur 2 000 € d'autres frais. Le déplacement n'y figure pas, et ces 2 000 € sont les mêmes pour qui a passé l'année à l'hôtel que pour qui n'a jamais quitté son bureau.

France : le point de bascule est le montant du barème, et rien d'autre

Le barème français comporte trois montants de repas et deux de logement. Les montants ci-dessous sont les valeurs 2026, chacune étiquetée « valeur au 1er janvier 2026 » au bulletin officiel de la sécurité sociale. Un repas en déplacement professionnel, lorsque le salarié ne peut regagner ni sa résidence ni son lieu habituel de travail : 21,40 €. Un repas pris hors des locaux de l'entreprise mais pas au restaurant — un chantier, un véhicule, un déjeuner debout : 10,40 €. Un repas pris sur le lieu de travail lorsque les horaires l'imposent, travail de nuit ou en équipes décalées : 7,50 €. Pour un grand déplacement, le logement avec petit déjeuner est de 76,60 € par jour à Paris et dans les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne, et de 56,80 € par jour dans les autres départements de la France métropolitaine.

Parce que la voie des justificatifs est exonérée en totalité et le forfait seulement jusqu'à ces montants, le point de bascule est le montant lui-même. En dessous, l'allocation vaut plus que la note ; au-dessus, la note vaut plus que l'allocation. Prenons une mission de cinq jours en province. Version frugale : cinq déjeuners à 14 € et quatre nuits à 52 €, soit 278 € de dépense réelle contre 5 × 21,40 + 4 × 56,80 = 334,20 € d'allocation — le salarié gagne 56,20 € et personne ne conserve de justificatif. Version chère : cinq repas à 29 € et quatre nuits à 118 €, soit 617 € de dépense réelle contre les mêmes 334,20 € — il manque 282,80 €, et le seul moyen d'être remis à niveau est le remboursement sur justificatifs.

Il y a une seconde raison pour laquelle les justificatifs l'emportent sur les longues missions : les montants forfaitaires sont réduits, pas les factures. L'article 5 du même arrêté ramène l'allocation exonérée à 85 % de sa valeur dès que l'affectation sur un même lieu dépasse trois mois, et à 70 % au-delà de vingt-quatre mois, jusqu'au soixante-douzième, soit six ans en tout. Sur le logement en province à 56,80 €, cela fait 48,30 € puis 39,80 € par jour ; sur le montant parisien de 76,60 €, 65,10 € puis 53,60 € ; sur le repas à 21,40 €, 18,20 € puis 15,00 €. La logique est qu'une mission de deux ans cesse d'être une vie d'hôtel et de restaurant pour ressembler à une installation. L'effet pratique est qu'une longue mission dérive régulièrement vers les justificatifs.

Allemagne : un seul montant, repris par fractions

Le barème allemand a deux valeurs et elles sont dans la loi, pas dans un tableau. Le paragraphe 9 alinéa 4a de la loi sur l'impôt sur le revenu accorde 28 € par jour calendaire où le salarié est absent de son domicile et de son premier lieu d'activité pendant 24 heures, et 14 € pour le jour d'arrivée et pour le jour de départ lorsqu'il découche, ou pour une journée de plus de huit heures d'absence sans découcher. En dessous de huit heures, rien. Un déplacement de sept heures cinquante vaut zéro, un de huit heures dix vaut 14 € — c'est le seuil le plus brutal des trois systèmes.

Ce qu'on oublie, c'est la soustraction. Lorsqu'un repas est fourni par l'employeur, ou par un tiers à son initiative — petit déjeuner d'hôtel, déjeuner de séminaire —, le forfait est réduit de 20 % pour le petit déjeuner et de 40 % pour chacun du déjeuner et du dîner, et les pourcentages s'appliquent au taux de la journée entière quel que soit le montant du jour concerné. Vingt pour cent de 28 €, c'est 5,60 € ; quarante pour cent, 11,20 €. Un déplacement de trois jours vaut 14 + 28 + 14 = 56 €, et deux petits déjeuners d'hôtel le ramènent à 44,80 €. Une journée entière où l'employeur fournit les trois repas donne 28 − 5,60 − 11,20 − 11,20, soit exactement zéro. Et un jour de trajet à 14 € où le dîner est fourni donne 14 − 11,20 = 2,80 €, parce que les 40 % se calculent sur les 28 et non sur les 14.

Le logement suit la règle inverse, et c'est pourquoi les frais de déplacement allemands paraissent incohérents tant qu'on n'a pas vu la construction. Pour la déduction du salarié, il n'existe aucun forfait de nuitée : c'est la facture qui compte. Les deux moitiés d'un même déplacement obéissent donc à des instincts opposés — la moitié repas ignore ce que tu as dépensé, la moitié hôtel n'est que cela. Il y a une exception légale, étroite : un conducteur qui dort dans le véhicule peut retenir un forfait de 9 € par jour calendaire au titre du paragraphe 9 alinéa 1 phrase 3 numéro 5b, précisément parce qu'il n'y a pas de facture à produire.

Espagne : un plafond pour l'employeur, pas un choix pour le salarié

L'article 9 du règlement de l'impôt sur le revenu fixe quatre montants de repas et aucun de logement. Repas lors d'un déplacement avec découcher dans une commune autre que le lieu de travail habituel et la résidence : 53,34 € par jour en Espagne, 91,35 € à l'étranger. Repas sans découcher : 26,67 € par jour en Espagne, 48,08 € à l'étranger. L'hébergement est exonéré au montant des frais justifiés — la facture, sans plafond. Les conducteurs de véhicules de marchandises disposent d'une allocation sans justificatif de 15 € par jour en Espagne et de 25 € à l'étranger, qui existe pour la même raison que les 9 € allemands : il n'y a rien à produire.

Parce que le montant est un plafond et non un droit, ce qui compte est ce qui se passe au-dessus. Tout ce qui est versé au-delà de 53,34 € par jour est du salaire ordinaire : soumis à la retenue d'impôt, aux cotisations salariales et aux cotisations patronales. Un employeur qui verse 60 € ronds par jour n'est pas généreux de 6,66 € — il verse 6,66 € de rémunération imposable. Sur 200 jours de déplacement, cela fait 1 332 € ajoutés au brut annuel du salarié, et environ 400 € de cotisations patronales par-dessus à un taux de 30 %. Arrondir une indemnité à un chiffre sympathique est l'une des habitudes administratives les plus coûteuses qui soient.

Et il n'existe aucun contrepoids du côté du salarié. La liste de l'article 19 de la loi sur l'impôt sur le revenu est fermée : sécurité sociale et régimes obligatoires, ordres professionnels dans une limite, cotisations syndicales, jusqu'à 300 € de défense juridique contre l'employeur, et 2 000 € d'autres frais, doublés l'année où un chômeur change de commune pour un emploi et majorés pour les travailleurs handicapés. C'est tout. Un salarié espagnol qui a payé un déplacement professionnel de sa poche sans être remboursé n'a, dans le cas ordinaire, nulle part où l'inscrire sur sa déclaration.

Annuel ? Un seul des trois

On répète partout que ces barèmes sont fixés chaque année. C'est vrai de la France et de rien d'autre dans cet article. L'article 10 de l'arrêté du 4 septembre 2025 revalorise les montants de ses articles 3 à 8 chaque 1er janvier, conformément au taux prévisionnel d'évolution en moyenne annuelle des prix à la consommation hors tabac du rapport économique annexé au projet de loi de finances, arrondi à la dizaine de centimes la plus proche ; le tableau qui en résulte est publié par l'organisme de recouvrement. C'est pourquoi les chiffres français de cet article portent l'année 2026 et pas seulement une référence de texte : la revalorisation 2026 a porté le repas en déplacement de 21,10 € à 21,40 €, le logement hors Paris à 56,80 € et le montant parisien à 76,60 €, soit environ 1,4 %. En janvier prochain ils bougeront encore : lis l'année sur tout chiffre français avant de l'utiliser.

L'Allemagne ne fonctionne pas ainsi. Les 28 € et les 14 € figurent dans la loi et seule une loi les déplace ; le couple actuel tient depuis 2020. Ce qui a changé pour 2026, c'est un montant voisin qu'on confond avec celui-ci : l'indemnité de trajet domicile-travail. La loi fiscale modificative de 2025, publiée au journal officiel fédéral le 23 décembre 2025, a remplacé l'ancien barème à deux étages — 30 centimes pour les 20 premiers kilomètres et 38 au-delà — par 38 centimes pour chaque kilomètre entier dès le premier, plafonnés à 4 500 € par an, à compter de l'année d'imposition 2026. C'est le trajet, pas le déplacement, et cela n'a rien à voir avec l'indemnité de repas.

L'Espagne est le cas extrême : les quatre montants de repas tiennent depuis le règlement de 2007. Le seul chiffre de déplacement qui ait bougé en presque vingt ans est l'indemnité kilométrique, portée de 0,19 à 0,26 € par kilomètre par un arrêté du 12 juillet 2023, avec effet au 17 juillet de la même année. L'Italie est plus statique encore — les 46,48 € par jour de déplacement intérieur et 77,47 € à l'étranger de l'article 51 alinéa 5 du texte unique de l'impôt sur le revenu sont des conversions de montants en lires, et le même article nomme trois systèmes de remboursement, forfaitaire, mixte et analytique, ce qui est la formulation la plus claire qui soit du fait que le choix dont parle cet article est bien réel. La règle pratique qui en découle : en France, consulte le barème de l'année ; en Allemagne, en Espagne et en Italie, le chiffre que tu connais est probablement encore le bon.

L'option propre au salarié, et le chiffre qui la tranche

Tout ce qui précède concerne ce que verse l'employeur. Il existe une seconde option, distincte, et seule la France l'offre vraiment : sur la déclaration de revenus, un salarié peut retenir la déduction forfaitaire de 10 % ou lui préférer ses frais réels. L'article 83, 3° du code général des impôts, dans sa version en vigueur au 1er juillet 2026 issue du décret n° 2026-562 du 29 juin 2026, fixe la déduction forfaitaire à 10 % avec un plancher de 509 € et un plafond de 14 555 € pour les revenus de 2025. Le plafond signifie que les 10 % cessent de croître au-dessus de 145 550 € de salaire net imposable. L'option est annuelle, propre à chaque membre du foyer, et elle oblige à justifier chaque dépense retenue.

L'arithmétique de l'option est simple et la réponse surprend : les frais réels l'emportent dès qu'ils dépassent 10 % du salaire net imposable, et pour un pendulaire cela arrive plus tôt qu'on ne croit. Prenons un salaire de 30 000 € et 220 jours travaillés. La déduction forfaitaire est de 3 000 €. Le seul supplément de repas — l'écart entre manger dehors et manger chez soi, évalué par l'administration à 5,45 € par jour sur les revenus 2025 en l'absence de justificatifs — vaut 5,45 × 220 = 1 199 €. Restent 1 801 € à trouver en frais kilométriques, soit 2 832 km par an au barème 5 CV : avec 220 allers-retours, 6,4 km dans chaque sens. Sans le supplément de repas, le croisement remonte à 10,7 km. Sur un salaire de 45 000 €, le même calcul donne 12,1 km.

L'Allemagne et l'Espagne ont chacune un équivalent des 10 %, et aucun n'est vraiment un choix. L'abattement salarié du paragraphe 9a de la loi allemande vaut 1 230 € : on l'obtient d'office et on ne le voit disparaître que remplacé par des frais prouvés supérieurs. Les 2 000 € d'autres frais de l'article 19 espagnol ne sont même pas un plancher qu'on puisse battre, parce qu'il n'y a rien pour le battre. Des trois pays, la question forfait ou frais réels est donc une décision vivante pour un salarié français, une question de seuil pour un salarié allemand, et pas une question du tout pour un salarié espagnol — la même conclusion que celle des règles côté employeur, atteinte par l'autre bout.

Questions fréquentes

Si je dépense moins que l'allocation, est-ce que je garde la différence ?

Là où la voie forfaitaire est ouverte et où le montant reste dans le barème, oui — et c'est tout l'objet du dispositif. En France, la présomption de l'article 2 de l'arrêté est qu'une allocation inférieure ou égale à la limite a été utilisée conformément à son objet : personne ne réclame le justificatif, personne ne récupère l'excédent. Cet excédent n'est pas une faille, c'est le prix que le système paie pour ne pas traiter de justificatifs. Deux limites. Cela cesse d'être vrai dès que l'allocation dépasse le barème : l'excédent devient du salaire ordinaire, sauf justification par l'employeur. Et le barème est un plafond fiscal, pas un droit : un employeur peut verser moins, ou exiger des justificatifs. Ce qui te donne droit à quelque chose, c'est ton contrat, ta convention collective ou la politique de ton entreprise.

Puis-je déduire ce que j'ai réellement dépensé en repas en Allemagne si le déplacement était cher ?

Non, et c'est le malentendu le plus répandu sur les frais de déplacement allemands. Le paragraphe 9 alinéa 4a de la loi sur l'impôt sur le revenu commence par dire que les frais supplémentaires de repas ne sont déductibles que selon les phrases qui suivent, et ces phrases fixent 28 € et 14 €. Un dîner à 90 € et un sandwich à 9 € produisent exactement la même déduction. Ton employeur peut évidemment rembourser les 90 € au titre de sa politique interne, mais la part au-dessus du forfait est un salaire imposable et non un remboursement exonéré. Le logement fonctionne à l'inverse : seule la facture compte, et un forfait serait refusé.

L'allocation couvre-t-elle le trajet entre mon domicile et mon lieu de travail habituel ?

Non, dans aucun des quatre pays. Ce trajet est un déplacement domicile-travail, pas un déplacement professionnel, et il reste à la charge du salarié — couvert, là où il l'est, par un dispositif distinct et bien plus modeste. En Allemagne, c'est l'indemnité kilométrique de trajet : 38 centimes par kilomètre entier dès le premier à partir de l'année d'imposition 2026, plafonnée à 4 500 €. En France, c'est le barème kilométrique, mais uniquement dans le cadre de l'option pour les frais réels, et en principe dans la limite de 40 km dans chaque sens. Les barèmes de cet article commencent là où tu quittes ton lieu de travail habituel, et s'arrêtent quand tu y reviens.

Je suis affecté au même site depuis huit mois. Est-ce que quelque chose change ?

En France, oui, et par une fraction fixe. L'article 5 de l'arrêté ramène l'allocation exonérée à 85 % de sa valeur dès que l'affectation sur un même site dépasse trois mois, et à 70 % au-delà de vingt-quatre mois, jusqu'au soixante-douzième, soit six ans en tout. Sur le logement en province à 56,80 € par jour, cela fait 48,30 € puis 39,80 € ; sur le montant parisien de 76,60 €, 65,10 € puis 53,60 € ; sur le repas à 21,40 €, 18,20 € puis 15,00 €. Le raisonnement est qu'une longue affectation cesse d'être une vie d'hôtel et de restaurant pour ressembler à une installation. La conséquence pratique mérite qu'on en tienne compte : la voie des justificatifs n'est pas réduite, elle devient donc relativement meilleure à mesure que la mission dure.

Comment savoir si les chiffres de cet article sont encore ceux qui s'appliquent ?

En sachant lesquels peuvent bouger, et comment. Les montants français sont revalorisés automatiquement chaque 1er janvier au titre de l'article 10 de l'arrêté du 4 septembre 2025, au taux prévisionnel d'inflation arrondi à la dizaine de centimes, et le tableau qui en résulte est publié par l'organisme de recouvrement — les chiffres français donnés ici sont les valeurs 2026 de ce tableau, et celles de 2027 seront supérieures d'environ un point et demi. Les 28 € et 14 € allemands ne bougent que par une loi, et aucune ne l'a fait depuis 2020. Les 53,34 € et 26,67 € espagnols n'ont pas bougé depuis le règlement de 2007, et les 46,48 € et 77,47 € italiens sont des montants convertis des lires. Cette asymétrie est plus utile que n'importe quel chiffre isolé : en France, vérifie ; ailleurs, le montant que tu connais est probablement encore le bon.